Die wahren Produktivitätskiller und wie man sie bekämpft

6 Strategien zur Maximierung von Effizienz und Effektivität am Arbeitsplatz und zur Freisetzung des vollen Produktivitätspotenzials Ihrer Mitarbeiter

Anlässlich des bevorstehenden Weltproduktivitätstages am 20. Juni möchten wir auf die Bedeutung der Schaffung eines produktivitätsfördernden Umfelds am Arbeitsplatz hinweisen.

Wenn Sie "Top-Produktivitätskiller" googeln, erhalten Sie eine Reihe erwarteter Antworten: Mobiltelefone, Surfen im Internet, Gespräche mit Kollegen usw. Was jedoch fehlt, sind die digitalen Störungen, die die Fähigkeit eines Mitarbeiters, seine Arbeit zu erledigen, beeinträchtigen.

Im Mai haben wir eine wöchentliche LinkedIn-Umfrage durchgeführt, nicht unbedingt, um die Ergebnisse von Google in Frage zu stellen, sondern um die Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz besser zu verstehen und zu erfahren, was sie als "Produktivitätskiller" betrachten.

Die Ergebnisse zeigen, dass mehr als 30 % der Befragten wöchentlich mit Unterbrechungen aufgrund von technischen Problemen zu kämpfen haben. Die Befragten nannten zufällige Software-Updates (41 %), Netzwerkprobleme (40 %) und einen langsam laufenden Computer (40 %) als ihre größten Produktivitätskiller und Frustrationen.

Diese Unterbrechungen wirken sich nicht nur negativ auf die Produktivität und die Frustration der Mitarbeiter eines Unternehmens aus, sondern können auch die Mitarbeiterbindung beeinträchtigen. Im Frühjahr 2022 haben wir uns mit einem externen Forschungsunternehmen zusammengetan, um besser zu verstehen, welche Auswirkungen eine digitale Umgebung auf die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter haben kann. Die Ergebnisse waren verblüffend. Von den 600 Befragten aus der ganzen Welt gaben 36 % an, dass sie schon einmal überlegt haben, ihren Arbeitsplatz aufgrund schlechter technischer Erfahrungen zu verlassen, und 14 % sagten, dass sie deswegen tatsächlich gekündigt haben.

Was können Unternehmen also tun, um Produktivität, Rentabilität und Engagement zu verbessern? Investieren Sie in Ihr technisches Equipment. Gehen Sie nicht davon aus, dass Stress und Angst vor der Technik am Arbeitsplatz irrelevante Faktoren für die Gesamtleistung Ihres Unternehmens sind; das Gegenteil ist der Fall. Ihre Technologie ist die Grundlage für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Im Folgenden finden Sie sechs Strategien, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre technische Ausstattung nicht zu diesem Problem beiträgt und stattdessen einen produktiveren und glücklicheren Arbeitsplatz schafft.

1. Sichtbarkeit: Bewaffnen Sie Ihr IT-Team mit Daten

Je mehr Einblick ein IT-Team in die Endpunkte eines Unternehmens hat, desto effektiver kann es digitale Reibungsverluste beheben oder sogar verhindern. Wie viele von uns reichen ein IT-Ticket für die Top-Produktivitätskiller ein, die wir in unseren LinkedIn-Umfragen ermittelt haben? Anstatt uns jedes Mal zu melden, wenn eine Anwendung abstürzt oder das Netzwerk langsam ist, leiden wir still vor uns hin oder versuchen, das Problem selbst zu lösen. Wenn das IT-Team einen vollständigen Überblick über den Zustand und die Leistung jedes Desktops, Laptops und mobilen Geräts im gesamten Unternehmen hat, und zwar bis auf 15-Sekunden-Schritte genau, kann es Probleme beheben, bevor überhaupt ein Ticket eingereicht wird.

"Unternehmen müssen technologische Probleme vorhersehen und lösen, bevor sie den Endbenutzer erreichen, egal ob es sich dabei um einen Mitarbeiter im Büro oder einen Kunden handelt, dessen Erfahrung durch einen Ausfall beeinträchtigt wird", so Elise Carmichael, CTO von Lakeside Software , in einem kürzlich erschienenen Forbes-Artikel mit dem Titel "Data is the Key to a Proactive IT Strategy".

2. Digitale Erfahrung: Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Erlebnis des Verbrauchers

Wir alle sind an ein reibungsloses, personalisiertes digitales Erlebnis gewöhnt, wenn wir nicht im Büro sind. Stellen Sie sich vor, Sie surfen auf Amazon oder Netflix und finden nicht, was Sie suchen. Würden Sie jemals ein Ticket einreichen, auf einen Rückruf warten und dann das Problem wiederholen müssen, das Sie hatten? Nein, natürlich nicht. Heute bringen die Mitarbeiter diese Verbrauchermentalität mit zur Arbeit und erwarten eine nahtlose self-service Erfahrung mit ihren Arbeitsplatztechnologien. Unternehmen müssen intelligente Selbsthilfefunktionen anbieten, damit Mitarbeiter ihre Probleme mit Hilfe von Selbstheilungstechnologien, Automatisierungen oder Chatbots leicht selbst lösen können. Beseitigen Sie die Hürden für die Behebung technischer Probleme, damit Sie auch die Frustration und die Auswirkungen auf die Produktivität beseitigen können.

3. Werkzeuge in der richtigen Größe: Den Einzelnen zum Erfolg befähigen

Angestellte verbringen oft Stunden am Tag mit ihren technischen Geräten für die Arbeit. Wenn man sicherstellt, dass sie die richtigen Tools für ihre spezifischen Aufgaben haben, kann das viel dazu beitragen, Frustration zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Carmichael gibt in einem kürzlich erschienenen HR Director-Artikel ein Beispiel: "... wenn man weiß, dass ein bestimmter Benutzer häufig zwischen Browserfenstern wechselt, könnte man annehmen, dass er mit einem zweiten oder dritten Monitor in seinem Heimbüro produktiver wäre. Wenn man ihnen diesen zusätzlichen Monitor proaktiv zur Verfügung stellt, bevor sie darum bitten müssen, könnten sie nicht nur wesentlich produktiver, sondern auch zufriedener werden." Unternehmen, die Einblick in die Endgerätedaten haben, können strategisch besser bestimmen, welche Geräte und welche Software jeder Mitarbeiter benötigt, um möglichst effektiv zu arbeiten. Außerdem kann die richtige Dimensionierung Unternehmen dabei helfen, zu hohe Ausgaben für ungenutzte oder unnötige Hardware und Software zu vermeiden.

4. Kollaboration: Nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen

Der technologische Fortschritt hat die Art und Weise, wie Teams unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten und kommunizieren, revolutioniert. Cloud-basierte Plattformen, Projektmanagement-Tools, Videokonferenzsoftware und Instant-Messaging-Anwendungen erleichtern die nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. Diese Tools ermöglichen es Teams, effizienter zusammenzuarbeiten, mühelos Informationen auszutauschen und ihre Arbeit effektiv zu koordinieren. Allerdings können diese Tools auch zu Frustrationen und Produktivitätsverlusten führen, wenn sie nicht rund um die Uhr verfügbar sind. Mussten Sie schon einmal eine wichtige Besprechung verschieben, weil ein Problem mit Microsoft Teams oder Google Meet auftrat? Oder lag es vielleicht tatsächlich an der begrenzten Wi-Fi-Bandbreite einer Person, aber Sie geben dem Kommunikationstool die Schuld? Durch die Verringerung der Ausfallzeiten dieser Collaboration-Tools können Unternehmen Kommunikationsbarrieren abbauen, um die Produktivität zu steigern, Innovationen zu fördern und eine kohäsive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Ideen gedeihen und die Zusammenarbeit gedeiht.

5. Fernarbeit: Flexibilität und Work-Life-Balance

Das Aufkommen von Remote- und flexiblen Arbeitsvereinbarungen hat die moderne Arbeitsplatzlandschaft verändert. Cloud-basierte Tools, virtuelle private Netzwerke (VPNs), Videokonferenzsoftware und Kollaborationsplattformen erleichtern die Fernkommunikation, das Projektmanagement und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Diese Flexibilität ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten, wodurch Pendelzeiten entfallen und die Work-Life-Balance gefördert wird. Fernarbeit steigert nicht nur die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern zieht auch Spitzenkräfte an. Durch den Einsatz dieser technologischen Lösungen können Unternehmen das Potenzial von Remote-Mitarbeitern nutzen und die Produktivität auf globaler Ebene steigern.

6. Analytik: Nutzung von Dateneinblicken zur Leistungsoptimierung

Die Datenanalyse hat sich zu einem leistungsstarken Instrument entwickelt, um Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter, die betriebliche Effizienz und die Gesamtproduktivität zu gewinnen. Genauer gesagt bietet der Einblick in den Zustand, die Nutzung und die Leistung der gesamten IT-Umgebung CIOs, CTOs und anderen IT-Führungskräften die Daten, die sie benötigen, um die strategischsten und fundiertesten Entscheidungen darüber zu treffen, wie die Technologie die Produktivität beeinflusst. Mit einem umfassenden Datensatz, der alle paar Sekunden von jedem Endpunkt erfasst wird, können Unternehmen Trends erkennen, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) messen und datengesteuerte Entscheidungen treffen. Dieser datengestützte Ansatz hilft bei der Optimierung von Arbeitsabläufen, der Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten und der effektiven Ausrichtung von Ressourcen, was zu einer höheren Produktivität führt. Wenn die Daten jedoch lückenhaft sind, kann dies zu blinden Flecken bei der Entscheidungsfindung führen. Nur die genauesten Echtzeitdaten ermöglichen es Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die zu Effizienz- und Produktivitätssteigerungen führen.

An diesem Weltproduktivitätstag betont Lakeside Software die Bedeutung des Einsatzes von Technologie zur Verbesserung der Produktivität am Arbeitsplatz und zur Verringerung von Frustrationen im Zusammenhang mit der Technik. Durch die Einführung dieser innovativen Lösungen und die Förderung einer technologiegestützten Arbeitskultur können Unternehmen die Produktivität steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und den Weg für den Erfolg im digitalen Zeitalter ebnen. Gemeinsam können wir ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem die Produktivität steigt, Herausforderungen gemeistert werden und der Erfolg zum Markenzeichen unserer Bemühungen wird. Alles Gute zum Weltproduktivitätstag!