働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。テレワークは多くのメリットがある反面、「コミュニケーションが取りにくい」「評価がしづらい」などのデメリットがあるのも事実です。そのようなデメリットを解消するには、テレワークを補助するツールが役立ちます。この記事では、テレワークに必須のツールを10種類取り上げ、それぞれの特徴について説明します。

テレワークとは

そもそもテレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を用いて、場所や時間にとらわれず柔軟に働くことです。テレワークは、働く場所により「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイル勤務」の3種類に分けられます。
在宅勤務とは、その名の通り自宅で働くことです。オフィスに出勤せず、インターネットやパソコンを用いて自宅に用意した執務スペースで業務を行います。
サテライトオフィス勤務は、遠隔勤務用の施設など、所属するオフィス以外で働くことです。サテライトオフィスには自社専用のものもあれば、複数の会社がシェアする共用型もあります。
モバイル勤務は、カフェや移動中の電車の中などで作業をすることです。営業など外回りがメインの職種では、モバイル勤務を導入することによりわざわざ会社に戻る手間を省けます。

テレワークの必須ツール10選

テレワークを導入する際は、遠隔勤務を可能にするツールが必要です。便利なITツールを導入することで社員同士のコミュニケーションが円滑になり、サポート体制も充実させられます。

web会議ツール

web会議ツールは、インターネットを利用して音声や映像を複数人で共有しながら会議ができるシステムです。パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでも利用でき、リアルタイムで社内外の人と円滑なコミュニケーションが取れます。
テレワークにおいては、テキストだけでは伝わりにくい内容を、口頭でしっかりと話せる環境を作っておくことはとても重要です。web会議ツールならファイルや動画なども共有でき、充実した話し合いが実現します。web会議ツールで代表的なのは、「Zoom」や「Skype」、「Google Meet」などがあります。特に、近年話題となった「Zoom」にはホワイトボード機能や録画機能、チャット機能などがあり、多くの企業で導入されています。

チャットツール

メールよりも手軽にメッセージを送れるチャットツールは、こまめな情報共有や日々のプロジェクト進捗状況の把握などに役立ちます。個人間やグループ間のチャットに加えて、タスク管理やファイル管理、ビデオチャットなどの機能も利用できます。
チャットツールで代表的なのは、「slack」や「Chatwork」、「ラインワークス」などです。「slack」は拡張性が高いことや機能が豊富なことが人気を集め、全世界で1,000万人以上(2019年1月時点)のユーザーがいます。日本初の「Chatwork」はシンプルで使いやすく、社外の人とのコミュニケーションが取りやすいのが特徴です。「LINE WORKS」は、メッセージアプリの代名詞ともいえる「LINE」のビジネス版。使い慣れた使用感から、スムーズな導入・活用が期待できます。
※slackユーザーデータ参照:https://slack.com/intl/ja-jp/blog/news/intl-ja-jp-slack-has-10-million-daily-active-users

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、複数のタスクをツール上で一元化・共有し、円滑なプロジェクトの進行を実現するものです。タスク管理ツールを使えばメンバーの作業状況を可視化できるため、情報共有の漏れを防止したり適切に仕事の割り振りをしたりできます。
タスク管理ツールで代表的なのは「Asana」や「monday.com」などです。「Asana」はタスク管理機能が充実していて、プロジェクトの進捗状況を把握しやすいのが特徴です。「monday.com」は、スケジュール管理のしやすさやカスタマイズ性の高さが好評で、11万社以上(2021年1月時点)の企業に活用されています。
※monday.com導入企業データ参照:https://monday.com/p/about/

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールはクラウドストレージとも呼ばれており、クラウド上でさまざまなデータの保存・共有ができます。外出先や自宅などからでもサーバーに保管された書類やファイルにアクセスできるため、リモートで働くテレワークでは欠かせないツールです。
代表的なのは、「Dropbox」や「One Drive」、「Google ドライブ」などです。「Dropbox」は他のアプリとの拡張性が高く、共同編集機能なども利用できます。Microsoftが提供する「One Drive」はOffice365と連携しやすく、Windowsと使い勝手が似ていて違和感を覚えることなく使えます。「Google ドライブ」は、Googleアカウントを取得していれば無料で15GBまで使えることや、他のGoogleサービスとの連携のしやすさが魅力です。

グループウェア

グループウェアとは、チームの情報共有や意思疎通を円滑にする総合的なコミュニケーション基盤のことです。グループウェアではチームのメンバーの情報や作業状況などが公開・共有され、物理的に離れていても足並みを揃えて協業するのに役立ちます。
グループウェアの代表的なシステムは、「Microsoft 365(旧:Office365)」や「Google Workspace(旧:G Suite)」などです。「Microsoft 365」にはスケジュールやチャット、ファイル共有などの機能があります。Googleが提供する「Google Workspace」はGmailやGoogle Drive、Googleカレンダーとの連携が容易で、シンプルで使いやすいのが特徴です。

営業支援システム

営業支援システム(SFA)は、その名の通り営業活動に関わる情報共有ができるツールです。顧客データ管理や売上レポート、タスク管理、日報作成などの機能が備わっています。
営業支援システムで代表的なのは「eセールスマネジャー Remix」です。「eセールスマネジャー Remix」にはレポーティングや名刺管理、アクション管理などの機能があり、営業パフォーマンスの最大化を目指せます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、発注・社内承認など業務の一連の流れをコンピューターに組み入れて、効率化を実現するツールです。
代表的なシステムは「AppRemo」や「ジョブカンワークフロー」などです。「AppRemo」はオフィスの外からでも申請や承認ができ、過去の申請履歴や進捗状況なども可視化できます。「ジョブカンワークフロー」は使いやすさを追求した設計で、1万社以上(2020年時点)の導入実績を誇ります。
※ジョブカンワークフロー導入企業データ参照:https://wf.jobcan.ne.jp/?trflg=1

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールを使えば、紙の書類を電子書類に変換・保存できます。普段紙で行う申請や稟議も電子化でき、業務のスピードアップと同時に印刷コストの削減や書類保管庫の省スペース化なども目指せます。
ペーパーレス化ツールで代表的なのは、「Handbook」や「SmartDB」などです。「Handbook」はマニュアルや資料だけでなく、画像や動画などもクラウドで管理できます。タブレットやスマートフォンなどからアクセスできる手軽さが魅力で、グッドデザイン賞含め多くの賞を受賞しています。「SmartDB」は大企業向けで、自社に合うフォームを簡単に作成できるカスタム性の高さが特徴です。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、PBX(構内交換機)をクラウド化して、インターネット上で通話や通信ができるようにするサービスです。従来のビジネスフォンよりも安価で、工事不要で簡単に設定や変更ができます。
代表的なクラウドPBXのサービスは、「Arcstar Smart PBX」や「BIZTEL」などです。「Arcstar Smart PBX」は中小企業向けのサービスで、専用アプリをインストールするだけで、スマホを内線端末として利用できます。「BIZTEL」は短期導入が可能で、代表番号発着信やIVR(音声ナビ)、不在応答・定時応答など機能が充実しています。

セキュリティ対策ツール

テレワークを導入するうえでのデメリットに、情報漏洩のリスクがあります。自宅やコワーキングスペースなどで仕事をするテレワーカーは、社内情報の取り扱いに細心の注意を払わなければなりません。そこで、サイバー攻撃やウイルス感染を防ぐセキュリティ対策ツールの導入は不可欠です。ウイルス対策ソフトやVDI(仮想デスクトップサービス)などを導入して、万全のセキュリティ対策を行いましょう。
ウイルス対策ソフトは、定期的にデバイスをスキャンしてウイルスやマルウェアなどの脅威を検知・除去してくれます。VDI(仮想デスクトップサービス)とは端末にアプリやOSを置かず、データセンターのストレージにデータを保存するものです。ユーザーは仮想化されたシンクライアント端末を利用するため、サイバー攻撃などで端末がダメージを受けても業務に及ぶ影響が少ないという利点があります。

「SysTrack」でテレワーク移行をスムーズに

テレワークを導入するなら、ワークスペース アナリティクス プラットフォーム「SysTrack」の導入がおすすめです。「SysTrack」は、ユーザーのワークスペースの課題や利用状況を分析し、利用するテクノロジーを最適化してくれるツールです。デバイスやネットワーク、インフラ、アプリケーションなど、執務環境を複数の観点から分析し見える化するとともに、生産性向上のためのサポートを提供します。
「SysTrack」の特徴は、従来の運用管理ソフトウェアにとどまらず従業員のI T活用をモニタリングできることなど、幅が広いI T分析が可能なことです。「SysTrack」を活用すれば、生産性の向上やパフォーマンスの改善、セキュリティ強化、コンプライアンス対応などの効果が得られます。
オンプレミスとクラウドのどちらにも対応可能なので、テレワークにも最適です。大規模環境への拡張やオフラインでの作動、過去3年分のデータ保持も可能と、充実した機能が備わっています。デバイスを総合的に監視して、ユーザーがストレスなくシステムを使えているかどうか、どのソフトウェアをどれほど使っているかなどの情報を可視化します。
さらに、利用されていないアプリケーションや問題のあるシステムなどもチェックでき、パフォーマンスや稼動状態をしっかり把握することが可能です。「SysTrack」を導入して従業員のユーザーエクスペリエンスを改善することで、コスト効率の良いIT運用が可能になるでしょう。

まとめ

テレワークを成功させたいなら、まずは従業員同士のコミュニケーションを良好に保つために、web会議ツールやチャットツールが必要です。さらに、プロジェクトを管理するにはタスク管理ツールが、情報共有にはグループウェアやペーパーレス化ツールが役立ちます。ワークスペースをあらゆる観点から分析したいなら、「SysTrack」が助けになるでしょう。自社の課題や問題点を分析しながら、必要なツールを導入してテレワークを成功させましょう。
SysTrackスターターの「働き方分析ダッシュボード」を活用すれば、「いつ誰がどのアプリケーションを利用し、どのWebサイトやアプリケーションにアクセスしたか」などを可視化することができます。そして、テレワークの環境で従業員が「ちゃんと働けているか」「ちゃんと働いているか」を見える化します。現在30日間の無料お試しを実施しておりますので、ぜひお気軽にお試しください。