新型コロナウイルス(COVID-19)の影響によりリモートワークや在宅勤務をスタートした企業も多いでしょう。今までリモートワークはこうした緊急時に用意されたBCP(Business Continuity Plan/事業継続計画)対策を推進するものではなく、そもそもは社員の労働生産性向上や心身ともに健康な状態を保つためにワークライフバランスを整えるための働き方として導入することが前提でした。

新型コロナウイルス(COVID-19)は、日本国内において徐々に収束へと向かいつつも、アフターコロナやニューノーマルを見据えるとリモートワークによる新しい働き方の提案は、これからの企業にとってなくてはならない取り組みと言えるでしょう。そこで本記事では、リモートワークの準備、そして運用までのステップをご紹介します。リモートワークに少しでも興味を持っているのであれば、ぜひ参考にしてください。

リモートワークが向いている業種と向いていない業種

リモートワーク導入にあたりまず検討すべきは、「本当にリモートワークを導入すべきか否か?」です。世の中にある全ての業種にリモートワークを導入できるわけではなく、向いている業種とそうでない業種があります。また職種によっても違ってくるでしょう。

一般的にリモートワークに向いている業種とは、システム開発やコンサルティング、デザイン事務所など現物としての成果物が不要な業種です。これらの業種はデジタルを起点にしてビジネスを展開できることから、必ずしもオフィスへ出勤することが価値創造につながるわけではなく、在宅やコワーキングスペース等を使った勤務だとしても同じように価値を創造できることからリモートワークに向いています。

一方、リモートワークに向いていない業種は製造業や小売業、卸売業など現物を主に扱っている業種です。これらは現場での作業が中心になるため、工場や店舗などに出勤することで価値創造が実現します。ただし、製造業や小売業等の中でも経営や総務、情報システムなどのいわゆるホワイトカラーならばリモートワークを導入しても差し支えない場合があります。

リモートワークを導入するための2ステップ

リモートワークと聞いて複雑な導入をイメージする方も多いかもしれません。しかし、新型コロナウイルスの影響でリモートワーク導入に踏み込んだ企業を見渡してみてください。それらの多くは過去に「リモートワークに向いている業種ではない」「デジタルでのコミュニケーション基盤に不安がある」と理由をつけて、新しい働き方にチャレンジしていませんでした。それが蓋を開けてみれば、意外と大きな問題もなくリモートワークでビジネスが正常に回っています。このことから、リモートワーク導入を難しく考える必要はなく、実は2ステップでひとまず導入ができてしまいます。

ステップ 1. リモートワークに必要なツールを知り、揃える

オフィスワークにおけるコミュニケーションの基本はメール、電話、会話です。一方、リモートワークでは対面での会話は難しいですし、メールはタイムラグが大きいため素早いコミュニケーションが苦手です。かといって常に電話をつなぐこともできないため、新しいツールの必要性を理解しなければいけません。特に重要なツールがビジネスチャット、ウェブ会議ツール、クラウドストレージ、プロジェクト管理の5つです。

ビジネスチャット
ビジネスチャットはチームごとにグループを用意し、その中でチャット形式でメッセージをやり取りするツールです。もちろん1対1のやりとりも可能であり、ビジネスチャットでは素早いコミュニケーションにより情報交換の即時性を高めることができます。また、メールとは異なり相手がオンラインかオフラインかを確認でき、在席・離席の確認としても使えます。

チャットツールにも色々と特徴があり、初心者でも扱いやすいものや開発者向けにアドオンが豊富なものなどがあります。リモートワーク対象者のITリテラシーを調査した上で、最適なビジネスチャットを選ぶことがポイントです。

ウェブ会議ツール
ウェブ会議ツールはリモートワーク時でも対面でのコミュニケーションを可能にするツールです。パソコンに内蔵されているカメラとマイクを使用するため、追加コストも少なく済み、かつチーム全員がメンバーの顔を見ながらコミュニケーションを進められます。互いの顔を見ながらコミュニケーションを取る方が情報交換が活発になることが多いでしょう。

クラウドストレージ
リモートワークにおいてもメンバー同士でファイルなどの共有を行う必要があります。しかしこれをメールやチャットツールのみで行うとなると、複雑になり、かつ目的のファイルを探し出すのに時間がかかってしまいます。

そこで必要になるのが、インターネット上にファイル共有スペースを用意するためのクラウドストレージです。オフィスにいる時と同様にファイル共有が行え、尚且つメンバーごとにアクセス権限などを設定することも可能なので、セキュリティを確保しながらリモートワーク時のファイル共有スペースが用意できます。

VDI
VDIはデスクトップを配信するテクノロジーです。リモートワーカーは用意されているサーバーにアクセスすることで、いつでもどこでも自由に自身のデスクトップにアクセスすることが可能になります。ユーザーが使うPC には画面イメージのみが配信され、マウスやキーボードの操作は信号としてサーバーに送られます。そのことから機密情報はユーザーの端末に残らない特性を考慮して、セキュアな環境を用意したい企業にはおすすめのツールになります。昨今ではマイクロソフトが提供するWVDなどVDIをサービスとして提供可能なDaaSが人気になっています。

プロジェクト管理/タスク管理
リモートワーク環境では、全員が分散して働いているため仕事の進捗がわかりづらくなる傾向にあります。そのような場合にはプロジェクト管理やタスク管理ツールを活用することで、それぞれのタスクやプロジェクトのやりとりや進捗状況を把握することが可能になります。

以上5つのツールは、リモートワーク導入時に一般的に必要なものとなります。それぞれ個別で導入するのも良いでしょう。昨今ではクラウド型のグループウェアツールが豊富に提供されており、そこにはビジネスチャットもウェブ会議ツールも、クラウドストレージも用意されています。各種ツールを個別に用意してカスタマイズされた環境を用意するのも良し、グループウェアツールを導入して必要なものを一括で揃えるのも良し。自社にとってどのようなツールが必要なのか?を十分に検討ください。

ステップ 2. リモートワークの注意点を知り、仕組みを作る

新型コロナウイルスのような緊急対応の際の情報システム部門の課題は、できる限り速やかに、人々が通常時とのギャップを埋めるために必要なものを確認することです。いざリモートワークに移行したらパフォーマンスが遅くて仕事にならない、リモートワークゆえのITトラブルの頻発、そもそも社員ごとのリモートワークの適合性なども正確に把握する必要があります。

そのためには以下のようなことを企業は認識しておかなければなりません。

  • 従業員が業務を遂行するために必要となるデバイスやアプリケーションの特定
  • 従業員のリモートワークの適合性と必要とするITサポートの内容
  • リモートワーク時のアプリケーションやデバイスのパフォーマンスの把握
  • リモートワークユーザーのトラブル時における迅速な原因特定
  • リモートワークユーザーのユーザーエクスペリエンスの状況

そのために企業は「リモートワークの企画」「リモートワークのモニタリング」の2つのカテゴリで最善を尽くす必要があります。この2つがしっかりしていないと、問題の発生が高まりますし問題が発生した後もその原因の特定もできなくなります。

例えばSysTrackを活用すれば、ダッシュボード内でハードウェアおよびソフトウェアの構成、パフォーマンスならびに使用状況についての情報を収集しレポートで確認できます。このレポートから、どのユーザーが在宅業務の要件に適合しているか、またどの部分がさらなるサポートを必要としているかについて概説したレポートが作成されます。

また、リモートワーク移行後は、SysTrackを活用して従業員が生産性高く業務を遂行できているか、パフォーマンスを把握することができるようになります。オフィスでの業務とリモートワークで業務を比較することにより、アプリケーションのパフォーマンス、使用状況またはエンドユーザーのエクスペリエンスが影響を受けたかどうかについて把握することができます。さらに在宅勤務ユーザーがなにかしらの問題を抱えてサポートを必要としている場合、情報システム部門は、その当該システムの問題の根本原因を瞬時に探し出し、解決できるようになります。

まとめ

リモートワーク へ移行する企業の多くは、ツールを揃えればなんとかなると考えがちです。もちろん、ツールを揃えるだけでリモートワークを成功に導いている企業も中にはあります。しかし、実際には失敗しないための綿密な計画とリモートワーク 移行後の状態の可視化およびサポート体制をしっかりとすることが重要になります。ぜひその点を踏まえてリモートワーク 環境の正しい構築に取り組んでいただければ幸いです。
また、リモートワークの実現を早急に対応できるよう、無償でSysTrackのリモートワーク支援ソリューション提供しております。「リモートワーク プランニング」 と 「リモートワーク モニタリング」 のダッシュボードを活用するこができます。こちらもぜひご参考にご覧ください。

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