サーバー、ソフトウェア、パソコンおよびネットワーク機器といったIT資産を管理することは、TCO(総保有コスト)の削減や運用管理負担の軽減などを実現する上でとても重要です。それらの管理を、未だExcelで作成した台帳で行っている企業も多く、結果としてIT資産管理が適切に行われていないケースが多く見受けられます。

本稿では、IT資産管理とは何か、そのツールは何ができるのか、さらに台帳管理ではなぜいけないのかを紹介します。現在IT資産をExcel台帳で管理しているのであれば、この機会にIT資産管理の仕方の見直しとツールの活用をぜひご検討ください。

IT資産管理とそのツール

IT資産とは、サーバーやアプライアンス製品などのハードウェア、OSやアプリケーションなどのソフトウェアおよびライセンス、従業員が使用するパソコンやタブレットなどのデバイス、ネットワークを構成するための機器、プリンタや電話機などのオフィス機器と、ITにかかわるもの全般を指しています。

これらすべての設置および利用状況を把握し、ソフトウェアの不正使用を防いだり、資産配備の最適化を図ったり、セキュリティリスクを低減するのがIT資産管理です。単に保有しているIT資産を記録し、減価償却に基づいて会計処理を行うことだけではありません。IT資産管理の意義は非常に多岐にわたるのです。

上記の業務をすべてExcel台帳で行うことが、いかに難しく手間の多い作業なのかはお分かりだと思います。

そこで企業や組織の規模が一定以上の場合にはツールの活用が有効です。IT資産管理ツールは、Excel台帳では困難なIT資産管理の業務全般を、効率良く行うためのシステムです。

IT資産管理ツールができること

ハードウェア管理

サーバーやネットワーク機器、パソコンやUSBフラッシュメモリおよび周辺機器、タブレットやスマートフォンなどのハードウェアを、誰がどこで管理し、どのように使用しているかを記録します。ハードウェア管理はIT資産管理の基本です。まずは組織内のハードウェアを漏れなく把握することで、ソフトウェア管理もライセンス管理に基盤となります。

ソフトウェア管理

OSやOfficeアプリケーション、業務アプリケーションやミドルウェアなどのソフトウェアが、どのハードウェアにインストールされていて、どのように使用されているかを記録できます。ソフトウェアは1つのハードウェアに複数インストールされていることが多く、バージョンアップやセキュリティ更新などが頻繁に行われるので、ユーザー自身も把握しきれていない場合もあるため、手作業等での管理が非常に困難です。このため、ソフトウェア管理を効率良く行うには、IT資産管理ツールが必要になります。

ライセンス管理

ソフトウェアの使用権を意味するライセンスは、ソフトウェア管理以上に複雑です。たとえばOfficeアプリケーションのライセンス1つとっても、ライセンスごとにバージョンやエディションが異なったり、アップデート状況が異なったりすることもあるでしょう。Excel台帳での完璧な管理は非常に困難です。IT資産管理ツールでは会社全体のライセンス管理も行えるため、ライセンスコストの適正化を図れます。

以上がIT資産管理ツールの概要です。実際はこれらの管理を起点にして、どのような業務を行うのかなどを検討しながらツールの選定を行います。
具体的なツールの活用例を見てみましょう。

活用シナリオ

シナリオ1.複雑なソフトウェアライセンスの管理

IT資産管理の中でも、ライセンス管理はかなり重要な作業です。ライセンスとはソフトウェアの使用権ですが、ベンダーや製品によってその考え方は異なります。たとえばMicrosoft Officeアプリケーションはインストール(ソフトウェアのコピー)でライセンスを数えますが、特定の業務アプリケーションでは同時に利用するユーザー数で数えるものもあります。また、システム的にライセンス違反が起きないようなロックがかかっていない場合もあり、知らず知らずのうちにライセンス違反の状況になっている場合も少なくありません。

実際にはライセンス違反の状態を放置し、監査等によってそれが発覚し、多額の賠償金を請求されることもあります。コンプライアンスが求められる現代の組織において、金銭面以外のダメージも受ける場合があります。
このようなリスクを下げるためにも、手作業による管理には限界があるため、ツールが大いに活用されます。
ライセンスの考え方はベンダーによっても異なるため、ソフトウェアのインストール状況だけでなく、実際の利用状況も合わせて管理できる必要があります。

また、逆に使用していないライセンスを保有していることが発見されることもあり、最適化を行うことにより結果的にコストを下げることにつながる場合もあります。

いずれにせよ、単に社内管理上の理由だけではなく、ソフトウェアライセンスの監査などが行われる場合に、第三者に対しても迅速にレポートができることが必要です。利用に対して過不足なくライセンスを保有することは、これまで以上に求められており、その中でIT資産管理ツールは大きな役割を果たします。

シナリオ2.セキュリティ対策

企業や組織はより巧妙な手口で狙われる標的型攻撃などを通じてマルウェアなどによるセキュリティのリスクを常に抱えています。セキュリティ対策としてアンチウィルスソフトウェアや検出のしくみを導入することは当然ですが、見落とされがちな対策は、OSやアプリケーションを常に最新の状態に保つことです。
例えば、昨年流行したランサムウェアの「WannaCry」も、その当時の最新のセキュリティ更新を適用していれば防げたWindowsの脆弱性を利用したマルウェアでした。
このように、常にPCやサーバーの状態を把握し、最新の状態に保つことはセキュリティ対策上非常に基本的かつ効果的な対策です。
そのためにもIT資産管理ツールは、組織にとって不可欠なものと言えるでしょう。

シナリオ3.障害時の迅速な対応

ITの運用管理部門にとって、障害発生時の迅速な対応はユーザーから最も期待されていることの1つでしょう。しかしながら、実際のユーザーからの問い合わせは、「つながらない」「遅い」といった漠然とした現象の報告であることがほとんどです。
その場合にも、リアルタイムに現象を把握し、問題を切り分け、原因を解明して対策を講じる一連のプロセスの起点となるのが状況の把握です。

また、大規模なシステム更改などの際には、すべてのユーザー環境に新しいアプリケーション等が正しく展開されているかどうかなどを把握する必要もあります。事前にツールを利用して確認することにより、ユーザーの業務への支障を最小限にし、問題発生時にも迅速に対応することが可能です。

現在のシステムネットワーク、サーバー、ストレージ、ソフトウェアなどが複雑化しているため、現象の把握と問題の切り分けが困難になっています。
このような状況において情報を提供することもIT資産管理ツールに求められることでしょう。

IT資産管理ツールで管理効率とセキュリティを向上

以上のように、IT資産管理は経理上の台帳管理から、資産コストの最適化やコンプライアンス、セキュリティ対策の基盤として非常に重要な役割を果たすようになりました。

それを支えるツールにも多様なものがありますが、コストだけではなく以下のような点も検討が必要です。

  • 資産として扱えるハードウェアやOSの対応範囲
  • 管理される側に入れられるクライアントモジュールが必要とするリソースとパフォーマンスへの影響
  • 複数拠点への対応が必要な場合、拡張性のあるアーキテクチャ
  • レポーティングや検索機能

せっかくデータを収集しても、それを必要な形式に加工するのが難しかったりしては本末転倒です。実際の利用目的、シナリオなどを考慮して選定することをお勧めします。

Lakeside SysTrackの特徴

システム運用管理ツールであるLakeside SysTrackは、単にエンドポイントデバイスのハードウェアインベントリー、ソフトウェアインベントリーを収集するだけでなく、充実したレポーティング機能により、管理者による資産の最適化をサポートします。たとえば、アプリケーションのインストール状況と実際の利用状況を対比してライセンスの適正化を図ったり、ハードウェアリソースの利用状況から過不足を把握したりすることで全体の最適化を支援します。また、物理的なノードだけでなく、仮想デスクトップなどにも対応し、多様な環境を一元的に管理可能です。

SysTrack を使用したソフトウェア資産の分析