新型コロナウイルス感染症の感染拡大などで、多くの企業でテレワークが導入されています。通勤時間の削減など、テレワークならではのメリットも多くありますが、同時にコミュニケーションに関する課題が多いのも現状です。
そこで本記事では、テレワークにおけるコミュニケーション改善・活性化のポイントについて、詳しく解説します。

テレワークにおけるコミュニケーションについて考える重要性

テレワークとひとくちに言ってもその働き方はさまざまです。オフィスに通わず色んな場所で働けることが一番の特徴ですが、ほかにも「社員同士の物理的な距離がある」「ほかの社員と顔をめったに合わせない」といった共通点が挙げられるのはないでしょうか。
従来のようにオフィスで仕事をしないからこそ、テレワークならではのコミュニケーションを取る必要があります。

そこで改めて、テレワークに適切なコミュニケーションとは何か、どのようにすれば、自分の意思・意見をスムーズに伝えられるかを検討する必要があります。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題

それでは、テレワークにおけるコミュニケーションの課題には、具体的に何があるでしょうか。

まず1つに、そもそものコミュニケーション量の不足が挙げられます。オフィスで顔と顔を合わせていれば気軽にできていた会話がテレワークによって無くなることで、従来よりもコミュニケーションコストがかかってしまうため、社員同士のコミュニケーションの機会が減ってしまいます。
ほかには、やり取りが口頭ベースから文字ベースになることも、大きな課題になるでしょう。口頭ではスムーズに自分の意見を相手に伝えられたり、または相手の要望や意見を理解できたりすることも、文面だと細かいニュアンスが伝わらず、お互いの意思疎通に苦戦することは多々あります。文字ではっきり伝えられる内容だと良いですが、曖昧な情報を伝える場合はやりづらさを感じるでしょう。

代表的な課題は上記の通りです。この課題をクリアにしないと、仕事上のトラブルに発展することもあります。後述するポイントを参考に、テレワークでのコミュニケーションに慣れていきましょう。

テレワークにおけるコミュニケーション改善・活性化のポイント

テレワークにおけるコミュニケーションは、対面でないがゆえに多くの課題を抱えています。しかし、課題を後述の方法で解消していけば、コミュニケーションがストレスにならず、テレワークの良い部分に目を向けて仕事に取り組めるでしょう。ここではテレワークにおける同僚、またはクライアントとのコミュニケーションにおいて、気をつけるべきポイントや改善方法を、解説していきます。

ツール導入

1つ目は「ツールの導入」です。テレワークを始める際は、Web上でやり取りが完結できるようなツールの導入が必須となります。

具体的にはチャットツールやWeb会議システム、タスク管理ツールなどがあります。日々の連絡はメールよりも確認がしやすいチャットツール、顔を合わせてミーティングが必要な場合はWeb会議システム、従業員の業務について把握するためにはタスク管理ツールと、それぞれの目的に合わせて使用することで、生産性や業務の快適性の向上に寄与します。

チャットツールについてはチャットワークやSlack、Web会議システムはZoomやTeams、タスク管理ツールはBacklogやTrelloなどが代表的です。積極的に導入していきましょう。

報告

2つ目は「各種報告の徹底」です。テレワーク以前の業務でも、「ホウレンソウ(報告、連絡、相談)」の一つにあるように、何か起こった時の報告は大変重要でした。テレワークの導入後も重要性は変わらず、むしろ即時にやり取りができないからこそ、より自ら積極的に報告する必要があります。

業務の進捗報告や始終業の報告、ミスをした際の報告など、報告の種類は多岐に亘ります。お互いが進捗状況を素早く把握できない環境だからこそ、その都度報告が必要になるのです。

特に業務の進め方やミスについての報告は、放っておくと業務への影響が大きくなってしまうため、積極的に行いましょう。

雑談

3つ目は「雑談」です。業務に関するコミュニケーションが重要なことは言うまでもありませんが、雑談のような業務に直接関係のないコミュニケーションも、意外と重要なのです。

テレワーク以前は社内で気軽にできた雑談も、導入後は雑談の機会をなかなか作れず、社員同士の関係構築が困難になるケースは少なくありません。雑談そのものに業務上のメリットはありませんが、人間関係の構築の点において、雑談は非常に重要だと言えます。

テレワークでも、意識的に雑談の時間を取り入れましょう。息抜きやリラックスにつながることはもちろん、孤独感の緩和や関係性の構築に大変効果的です。人と人との関わりを保ちながら、お互いがストレスなく働けるようにするためにも、積極的に雑談してみてはいかがでしょうか。

顔合わせ

4つ目は「顔合わせ」です。テレワーク環境だからといって、全く顔を合わせないという状態はおすすめできません。ツールの導入の項目でもご説明した通り、Web会議システムなどのツールを用いて、顔を合わせた状態でのコミュニケーションも積極的に取り入れる必要があります。絶対ではないにしろ、顔を合わせたコミュニケーションの機会を設ければ、チーム全体の一体感を抱いたり、モチベーションのアップにも繋がったりします。

雑談と同じように、意識的に時間を作らなければ、社員同士で話す機会はどんどん減っていきます。そのため、「週に1度はウェブ会議」というようなルールを構築することがおすすめです。日程については管理者などが柔軟に対応していきましょう。

返答

5つ目は「返答」です。テレワークを本格導入すると、チャットツールなどを用いたやり取りが中心になることと思います。その際に注意すべきポイントとして、細かいことでも意識的に返答することが挙げられます。

直接対面していないからこそ、相手が理解しているのか否かを判断するためには、チャットでの返答を見るしかありません。上司に同意が必要な業務の場合、上司の返答がなければそこで仕事がストップしてしまいます。レスポンスを早くして、業務を滞らせないように注意しましょう。

どうしても忙しい場合は、「了解」「OK」などの短い返答やスタンプなどの文字以外の返答も有効です。内容を理解したことをなるべく早く相手に伝えることが重要なのです。

伝え方

6つ目は「伝え方の意識」です。対面しない文字だけのコミュニケーションの場合、その伝え方は意識して注意する必要があります。

これまでは表情などで相手の感情を読み取れましたが、対面しないとそうした感情の変化はほとんど掴めません。具体的には、言葉選びに気を配ったり、肯定的な表現を用いたりと、対面でのやり取り以上に丁寧に伝える工夫が必要となります。
例えば部下の仕事が雑だった場合、「〇〇ができてない」だけで伝えてしまうと、部下は恐怖を感じ、萎縮してしまう可能性があります。「〇〇ができていなかったけど、時間やリソースは大丈夫?」などと伝えることで、萎縮することなく問題点を伝えることが可能です。意識的に柔らかい言葉を使うように心がけましょう。

コミュニケーションの機会を増やす

最後の7つ目は「コミュニケーションの機会を増やす」ことです。上記6つのポイントに通じる話ですが、テレワーク環境では意識的にコミュニケーションの機会を増やすことが重要です。

テレワーク下では社員の状況が目で見て分からないため、心身の変調があってもなかなか気づけません。そのため社員が一人で悩みを抱え込みやすく、仕事の進捗やメンタルヘルスにも影響を及ぼす恐れがあります。こうしたリスクに備えるためにも、定期的に会話する機会を設けるようにしましょう。

具体的には1on1ミーティングが代表的です。1対1で上司と部下が会話することで、普段は話せないような内容を引き出せる可能性が高まります。こちらも「1ヶ月に1回」などと意識的に機会を設けて、部下の状況を把握するように心がけましょう。

まとめ

テレワークは、通勤時間の削減を初めとしたメリットが多数ある反面、全体的なコミュニケーション量の減少やコミュニケーションコストの増大といった課題があります。

コミュニケーションが適切にできなければ、業務効率が著しく下がったり、タスクの進捗が見えなくなり、最悪な場合は顧客とのトラブルに発展するリスクも潜んでいます。

従業員間のコミュニケーションがストレスなく行える環境を整備することが大切で、そのためには、IT部門としては従業員のIT利用を見える化することで、社内インフラ起因して業務の生産性が落ちていないか適切に判断する必要があります。

SysTrack」では、ダッシュボードを活用することで、従業員が業務を行うために利用しているアプリケーションや、Webサイトを把握することが可能です。また、リモート環境下での業務のエクスペリエンスを見える化することで、従業員の業務環境の満足度も可視化することが可能です。そして、可視化することでリモート環境で困難なトラブル対応も早急に対応することが可能です。テレワークに最適なデジタルワークプレイスの構築に関心のある方は、SysTrackを是非お試しください。