テレワークに便利なツールの種類

具体的なツールを見ていく前に、まずはどのような種類のツールがあるのか確認していきましょう。

1.コミュニケーションツール

主に報告や連絡、相談などを行うためのツールで、メールや電話よりもリアルタイム性の高いコミュニケーションが可能となります。

2.会議ツール

テレワーク中であっても、顔を合わせたやり取りが必要なケースは非常に多いです。そうした際に、オンラインで簡単に会議ができるツールです。

3.勤怠管理ツール

会社外ではタイムカードなどを使うことができません。そこでオンラインで勤怠管理ができるのが勤怠管理ツールです。打刻はもちろん、人事労務の各種業務を効率化することが可能となります。

4.ファイル共有ツール

クラウドにファイルを保存しておくことで、いつでもどこでもファイルを確認することができます。こちらもテレワーク環境下になくてはならないツールです。

5.プロジェクト管理ツール

全体としてのタスクと個人単位のタスクが正確に把握できなければ、納期や重要度を見誤ってしまう可能性があります。プロジェクト管理ツールを使うことで、こうした情報を一元管理できます。

テレワークを円滑に進めるための便利ツール8選

本項からは、具体的にテレワークを円滑に進めるための8つのツールについて、それぞれの概要や特徴、メリットをご紹介します。

Slack

Slackとは、アメリカのSlack Technology社が開発・運営しているビジネスチャットツールです。日本のみならず海外の多くの企業が使用しているチャットツールです。

Slackの特徴は、「チャネル」を作成して内容に応じたやり取りができる点です。

例えば「◯◯(プロジェクト名)」「事務連絡」「雑談用チャネル」というように、チャネルを作成すれば、登録者は必要な情報を得られるチャネルにメンバーとして参加し、やり取りができます。また、各チャネルには後から参加しても過去のログを追えるため、新入社員や中途社員であっても、過去のログからこれまでの業務の進捗を把握することが可能です。さらに、通知を細かくカスタマイズできる点も見逃せません。通知が一切来ないようにしたり、自分宛てのメッセージだけ届くようにしたりと多様です。

各種サービスとの連携もスムーズなため、快適にコミュニケーションが図れるでしょう。

Chatwork

ChatWorkとは、ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールです。

このツールも多くの企業で導入されており、Slackと同様にテキストのほか、PDFや画像ファイル、ドキュメントファイルなどのデータ共有や、グループチャットの作成も可能です。

ChatWorkの大きな特長の一つが「タスク管理機能」です。タスク管理アイコンをクリックすれば、自分のタスクを追加したり、終わったタスクを削除したりできるため、タスクの進捗状況を一目見て把握できます。チャットを確認しつつタスクの登録・確認ができるツールは珍しく、ChatWorkの強みと言えるでしょう。

Zoom

Zoomとは、スマートフォン・パソコンなどデバイスを通して、オンラインでWebミーティングができるクラウド型のサービスです。

2020年以降、テレワークが急速に普及したことでその名を知られるようになりました。

5〜10人程度のミーティングや50〜100人単位の社内研修・オンラインセミナーなど、参加人数を問わずあらゆる用途で使用できるため、様々な企業で導入されています。

Zoomのメリットといえば、録画機能(クラウドレコーディング)が充実している点でしょう。これにより録画データを当日参加できなかったメンバーに共有することが可能となり、時間に縛られない情報共有が実現できます。

V-CUBE

V-CUBEとは、高い接続性を誇るクラウド型のWebミーティングサービスです。

シンプルな操作性(インターフェイス)が特徴で、必要最低限のボタンしか設置していないため、アプリケーションソフトの操作に慣れていない方でも問題なく操作を覚えられるでしょう。資料やPC画面の共有もスムーズで、データを活用しながら会議を進められるため、活発なコミュニケーションが期待できます。

また、HD対応で安定した接続性があるため、映像や音声が高画質・高音質である点も大きな特徴と言えるでしょう。

そのほか、テキストチャット機能やアンケート機能、録画機能など、Web会議システムに必要な機能が揃っているため、円滑に会議を進めることが可能です。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理とは、クラウド型の勤怠管理システムの一つです。

出勤・シフト管理や工数の管理、各種休暇申請や残業申請など、勤怠管理を一括してオンライン上で行うことが可能で、その料金プランにより必要な機能をカスタマイズできます。

出勤・退勤時の打刻も、煩雑な勤怠管理も場所を問わずできるため、テレワークに最適な勤怠システムと言えるでしょう。各従業員の個人用ページにIPアドレス制限をかけることもできるため、セキュリティにおける問題も最小限に抑えられます。

クラウド型だからこそ、テレワーク環境でも業務負担を増やすことなく管理することができるのです。

jinjer勤怠

勤怠管理システムの一つであるjinjer勤怠は、その多機能ぶりです。

打刻や勤務データの確認のほか、各種法改正への対応や有給・残業時間の管理、各種集計、申請と承認業務を一元化しているため、煩雑な別個の業務を一つのツールで完結できる大きなメリットがあります。

jinjer勤怠は打刻や管理業務以外にも、自動集計機能やワークフロー確認機能、シフト管理、残業や有給消化におけるアラート機能や予実管理など、人事労務に不可欠な機能が多く搭載されています。1つ導入すれば課題をすべて解決できる、そうした魅力がjinjer勤怠にはあるのです。

Dropbox

Dropboxとは、インターネット上でファイルの管理や共有ができるオンラインストレージクラウドサービスです。

テレワーク環境下においてファイルの管理・共有は不可欠ですが、クラウドで管理しておけば、いつでも・どこでも必要なファイルを検索し引き出すことが可能です。

Dropboxの主な特徴は、ファイルの共有や復元が可能な点、端末を選ばない点、各種サービスとの連携が可能な点、オフラインでも使用可能な点、など多岐に亘ります。

それぞれの会社で必要な機能を使いつつ、ChatWorkやSlackなどが外部サービスを使用することで、円滑にテレワークを進められるでしょう。

Asana

Asanaとは、さまざまなタスクをオンラインで整理できるクラウド型のプロジェクト管理ツールのことを指します。

対面でコミュニケーションが取れる従来の環境では、その都度タスクを他の従業員に聞いたり、調べたりすることで状況を把握できましたが、それぞれが離れた場所にいるテレワーク環境下では、業務全体の状況把握は容易ではありません。

Asanaを使えば、チームの仕事を1つに共有して管理することが可能です。管理者は全体としての進捗を把握が、従業員は自分のプロジェクトを選択して進めることができます。

必要な仕事の一覧や仕事の優先度、納期などが一目で分かるため、テレワーク環境下では必要なツールと言えるでしょう。

まとめ

テレワークに適したツールを活用することで、円滑に業務を進めることが可能です。
多くの企業が在宅勤務やワーケーションの導入など、働く場所に依存することなく、更なる業務生産性の向上を目指しています。ここで紹介したコミュニケーションツールや会議ツール、勤怠管理ツール、ファイル共有ツール、プロジェクト管理ツールを適切に使用することで、日常業務を効率的に行うことが可能となります。

一方で、オフィスや指定された環境と異なり、自宅やサテライトオフィスなど、従業員が業務を行う環境はさらに多様化が進んでいきます。そのためIT部門としては、社員それぞれに異なるデスクトップ環境を最適化し、あらゆる場所で働く従業員のサポートをするためには、社内環境全体を網羅する形で従業員の業務をサポートする必要があります。

Lakeside Softwareが提供する「SysTrack」では、テレワークを円滑に進めるために導入したツールがどこで、どのように活用されているかを可視化・分析することが可能です。生産性向上のために導入したツールが、従業員のユーザーエクスペリエンスを阻害していないか、モニタリングを定量的に数値化することで従業員のI T利用把握し生産性の向上へつながります。

デジタルワークプレイスの構築に関心のある方は、SysTrackで是非システムを可視化をお試しください。