2019年11月にOECD(経済協力開発機構)が公表したデータで、日本の労働生産性が加盟国中21位と前年から変わっていないことが分かりました。残念ながら日本は1970年調査から若干の変動はあっても、低水準な状態であり多くの企業において働き方改革が急務と言えます。その一方で、新型コロナウイルス感染症拡大におけるニューノーマル時代の到来によりリモートワークが常態化し、今まで以上に労働性生産性が重視される時代になりました。多くの企業がテレワークへのシフトを半ば強制的に行ったことで働き方改革が強引に推し進められていると言っても過言ではありません。

そのような中でテレワーク中の従業員の働き方を管理・可視化することが求められつつあります。それぞれがどのような働き方をしているのか?働きづらさは感じていないか?業務規則に沿ったものかどうか?などなど、見える化すべきことはたくさんあります。今回は、企業が従業員の働き方を見える化すること、そして何を見える化すれば良いのかをLakeside Softwareの視点でご紹介します。

働き方の見える化って?

昨今の働き方改革の中心になっているのがリモートワークであり、コロナ禍によって導入が加速度的に進みました。今では新型コロナウイルス感染症が収束した後も、リモートワークを継続しようと考えている企業、継続して欲しいビジネスパーソンが多数存在します。また、今後は在宅勤務だけでなくサテライトオフィスやモバイルワークなど、個人のライフスタイルに合わせた多様な働き方が広がっていくものと考えられます。

そうした中で、それぞれの働き方を見える化することはとても重要です。以前ならば従業員はオフィスで仕事をするのが当たり前でしたから、監督者の目は細かいところまで行き届いていました。これが将来的には、在宅勤務で仕事をする者、サテライトオフィスで勤務する者、移動時間を有効活用する者、フレックスタイム制で日々異なる時間に出社する者、ビジネスのグローバル化など、今までのように目の届く範囲で監督者の管理下に置くことは困難です。

そこでそれぞれの働き方を見える化し、監督者や人事部門などがいつでも俯瞰できるようにすることで今まで以上に管理・監督を強化していくことができます。

働き方を見える化するメリット

働き方を見える化することのメリットはたくさんあります。第一に、冒頭でお話した労働生産性の向上に貢献するのが企業にとっての大きなメリットでしょう。

働き方の見える化によって従業員各人の仕事ぶりを俯瞰できるようになると、効率的に仕事ができている従業員、非効率的で無駄が多い従業員をハッキリ分けることができます。それは単に仕事をさぼっているのではなく、やり方が間違っていたり、何らかの原因でパフォーマンスが低下しているケースが多々あります。そうした従業員には監督者が効率的な仕事方法へと導くだけで、労働生産性は確実に上がるでしょう。

また、業務プロセスごとに潜む非効率性を見つけ出せるのもメリットです。日常的に行われている仕事の中には、それほど必要とされていない業務もあります。そうした業務に時間を費やさないように業務プロセスを変更するためにも、働き方の見える化が大切です。これにより企業全体の労働生産性が向上する可能性があります。

その他のメリットとしては、適切な労働時間管理や人事評価などが挙げられます。リモートワークなどの働き方改革が促進するにつれて、従業員ごとの労働時間を正確に管理することが難しくなっていきます。つい最近施行された働き方改革関連法案にて「労働時間の客観的な記録による把握」が義務付けられました。この義務を遂行するためにも、働き方の見える化によって労働時間管理を強化する必要性があるでしょう。

人事評価の面に関しては、働き方が変わるほど従来の評価基準が通用しなくなる問題があります。その場合でも働き方の見える化ができていれば、誰が何をしてどんな成果を生んだのかを明確にし、人事評価に活かして適切な評価を下すことができます。人事評価は従業員のモチベーションにも強く影響し、ひいては労働生産性にも繋がっています。

働き方の見える化はシステム面にも大きな影響があります。従業員各人が使っている端末とシステムから稼働状況やパフォーマンス情報などを収集すれば、UX(ユーザーエクスペリエンス)を見える化し、パフォーマンスの調整に役立てることができます。また、シャドーITなどのセキュリティリスクを早期発見でき、セキュリティを堅固に保つことにも貢献します。

このように、働き方を見える化するだけで、企業の至る所でメリットが享受され、ビジネスをより良い方向へ導くことが可能です。

SysTrackで見える化する組織の働き方

働き方の見える化を実現する方法がいくつかあります。その中の1つが、Lakeside Softwareが提供するワークスペースアナリティクスの「SysTrack(シストラック)」です。SysTrackでは「いつ誰がどのアプリケーションを利用し、どのWebサイトにアクセスしたか?」を見える化することが可能であり、グループ全体とメンバーのIT利用状況を確認することを可能にします。

<SysTrackで働き方の見える化ができる主なこと>

  • グループの平均的なITの使い方はどのようなものか
  • グループの中のIT利用時間が極端に長いメンバーはいないか
  • グループの中に他のメンバーとIT利用方法が極端に異なるメンバーはいないか
  • グループの中に通常業務時間以外に頻繁に作業をしているメンバーはいないか
  • グループの中に、特定の作業に偏った働き方をしているメンバーはいないか
  • グループの中にITの不具合に悩まされているメンバーはいないか

SysTrackではこれらの情報を「働き方の見える化ダッシュボード」にて総合的に確認できるようにします。グループ単位でアプリケーションごとの利用時間、Webサイトごとのアクセス時間と回数を表示し、さらにメンバーごとの内訳にドリルダウンして情報を確認できます。さらにメンバーのIT利用時間をわかりやすいグラフで表示し、指定したユーザーごとにアプリケーション利用履歴とWindowサイトの表示を秒単位で確認できます。

働き方の見える化を行うにあたり、これらの項目をシステムで見えるようにすることで、従業員ごとの労働生産性を計測したり、何が良くて何が悪いのかを把握したり、効率的に仕事をこなすためのアドバイスを実施するなど様々な取り組みが始められます。それらはすべて企業全体の労働生産性向上に繋がり、ビジネスに新しい付加価値をもたらします。

SysTrackでシステムパフォーマンスの見える化も

SysTrackエージェントを搭載した端末では、様々な情報を収集してネットワークを介してシステムに送信します。SysTrackがそれを自動的に分析することで、従業員目線でシステムパフォーマンスをどう感じているのかを見える化でき、システム的な問題を解決するヒントも提示してくれます。もちろん、セキュリティリスクの見える化やシャドーIT監視なども可能なので、セキュリティ強化にも有効です。

SysTrackがあれば、働き方が多様化した環境であっても従来ように監督者の目を行き届かせながら、従業員の仕事をコントロールしたり、的確なアドバイスを下したり、適切な人事評価を行うことをサポートすることができます。まずはSysTrackの30日無償でお試しいただける「働き方の見える化ダッシュドード」をお試しいただき、そのメリットが体感していただければと思います。