IT資産管理とは、企業などが保有するIT関連の資産を管理することです。これは、ITシステム活用について、コスト削減やセキュリティ強化を図るために非常に重要な業務です。
しかし、管理内容が非常に複雑であり、人の手だけでは限界が生じます。そこで、専用のツールを導入することで、効率よく管理することが推奨されます。この記事では、IT資産管理の必要性と、ツール導入のメリットについてお伝えします。

IT資産管理とは?

IT資産管理とは、企業が利用している機器やケーブル類まで含め、IT関連のすべての資産を管理することです。
管理すべきIT資産は、例えばPC・タブレット・サーバー・ネットワーク機器といったハードウェアをはじめ、プリンタ・複合機などの周辺機器、メモリーカード・USBフラッシュメモリなどの記憶媒体、そしてケーブル・無線LAN用の機器まで多岐に渡ります。しかも、それぞれの機器にインストールされているソフトウェアやライセンスなど、管理対象です。このことからも、IT資産管理業務が大変複雑になりやすいことは想像に難くないでしょう。

そこで、専用の管理ツール導入がおすすめです。サーバーやネットワーク機器はもちろん、機密情報を含むさまざまなデータまで、適切に管理することができます。またセキュリティ強化や管理コスト削減へつながる、多くのメリットがあります。

この記事では、こうしたIT資産管理の必要性と、専用ツール導入のメリットについてお伝えします。

IT資産管理を実施する必要性・目的について

まず、IT資産管理を実施する目的と必要性について解説していきます。

IT資産の効率的な運用

「社内のIT資産を把握すること」そして「IT資産を効率的に運用すること」。これが、資産管理の大きな目的です。
先述したように管理対象となるIT資産は、証書類など一式やライセンス契約なども含み多種多様です。これら中で、特に手動では管理しにくいのが、ソフトウェアに関する資産です。例えば、「どのソフトウェアにどんな機能があるか」を正確に担当者が把握していなければ、ライセンスの追加購入をはじめ、契約の見直しなども大変な時間がかかります。また会社中のOSを更新するような事態に備えて、担当者はPCの台数やOSのバージョンについて、厳密に把握しておく必要があるでしょう。
専用ツールを使用すれば、これらを自動で検出し、管理してくれるのです。このため、余計な作業にとらわれることなく、IT資産を流動的に活用し、企業内の動きを能率的にしていけるでしょう。

加えて、仮に機器類が無断で持ち出されたり、紛失などがあったりしても、すぐに状況を確認することができます。また、使っていないライセンス契約の見直しや、古い機器の買い替えタイミングも明確に判断し得るので、コスト削減に役立つでしょう。

コンプライアンスおよび内部統制の強化

今日では、IT資産管理の重要性が広く認識されています。その大きな理由の一つは、「コンプライアンスの遵守」が徹底化されてきたことです。
例えば、ソフトウェアのメーカーは、自社製品を導入している企業を監査し、ライセンス違反を見つけたら罰金を課すようになりました。こうしたことが契機となり、ソフトウェアのライセンスに関する企業側での意識も大きく変わり、不正利用を自主的に防止するようになってきているのです。

しかし、認識のズレなどが原因となり、意図せずにライセンス違反を行ってしまうこともあります。万一ライセンス違反と認定されれば、多額の損害賠償をメーカーから請求される恐れもあります。それだけでなく、社会や他企業からの信頼も失うことになり、企業イメージについて大きなダメージを受けることになるでしょう。

このように大きなダメージを回避するには、自社で活用しているソフトウェアの種類やライセンスの契約内容を、厳密に管理しておく必要があります。専用ツールによってこれらを徹底することで、労力とコストを抑えながら、コンプライアンス強化へつなげられるでしょう。

情報漏えい・セキュリティの強化

そして近年、特に重要視されている要素が、情報漏えい防止策などの、セキュリティ対策についてです。PCやタブレットなどのデバイスには、顧客や他企業の情報を含む機密が保存されていることも珍しくありません。これらは適切かつ厳格に管理する必要があります。

例えば、自社が許可していないソフトウェアを、社員が勝手にインストールして使用している場合、そのソフトウェアを通して、社内情報が漏えいしてしまっている恐れもあります。また、ウイルス対策ソフトをはじめ、OSや他のソフトウェアが最新の状態にアップデートされていない場合、サイバー犯罪に遭う可能性がより高くなってしまうでしょう。

専用ツールを使用すると、社員のネット接続を特定の範囲に制限することも可能。そのほか特定の機器には、「USBフラッシュメモリやSDカードなどの外部記憶装置を接続できないようブロック設定すること」、あるいは接続は許可する場合でも、「接続された事実がすぐに管理者へ伝わるよう設定すること」なども、自在です。ほかにも、操作記録を履歴として残す機能などを使用すれば、意図的な情報漏えいへの予防につながるでしょう。

IT資産管理の対象となるものは?

ここからは、IT資産管理の対象を分類しつつ、それぞれの管理概要をまとめていきましょう。

ハードウェア

従業員が利用するPCやタブレット、スマートフォンなどの端末やマウス、キーボードなどの周辺機器。そのほかサーバーやプリンタ、USBフラッシュメモリなどの記録媒体などを指します。IT資産管理では、まずこれらの台数やハードディスクの容量や性能を管理しておき、必要に応じて買い替えをします。

ソフトウェア

従業員が利用するPCなどの端末にインストールされているソフトウェアの種類、バージョン、更新状況、ライセンス契約などを管理します。物理的なパッケージがある場合は、箱や証書類の管理も必須です。また、インストールされているソフトウェアが正しく稼働しているかどうかの管理も行います。

ライセンス

ライセンスとは、ソフトウェアの使用権のことです。使用権を遵守して使用するためには、どのPCにどのソフトウェアがインストールされているか、紐づけして管理する必要があります。またコンプライアンス遵守のために、パッケージや証書類もすべて整理して保管しなくてはなりません。

IT資産の管理ツールを導入するメリット

では、IT資産の管理ツールを活用する、具体的なメリットを解説していきましょう。

IT資産の一元管理

まず、管理ツールを導入すると、すべての端末を一元的に管理できるようになります。長年使用していない端末やソフトウェアのライセンス契約も、一目でわかりやすく整理されますので、管理効率が大幅に上昇するでしょう。
また、現在の利用状況が明確化されることで、機器のアップデートやメンテナンスも適切な時期に行えるようになります。コスト削減や過剰投資を防ぐことにつながるでしょう。

ソフトウェアのイントール・アップデートの効率化

PCやタブレットなど、さまざまな端末や、ソフトウェアについての詳細な情報、そしてメンテナンス情報などまで、効率よく管理することができます。
またOSを含むソフトウェアを自動的にアップデートするよう、ツールに設定しておくことも可能です。これにより、古いバージョンを使用し続け、セキュリティリスクを発生させてしまうような危険性を回避できるでしょう。

セキュリティ対策

仮に不具合やサポート切れが発生しているOSや他ソフトウェアなどがあれば、自動検出して知らせてくれます。
自社で禁じている外部記憶装置やソフトウェアの使用、または他サイトへのアクセスなどについてもブロック・監視します。このようにセキュリティ対策としても、非常に重要な働きをしてくれるでしょう。
ただしセキュリティ対策としては、ツールによる自動検出・監視と併せて、社員への教育も大切です。セキュリティポリシーを社員全員で共有し、ルールとして遵守できるよう気を配ることが大切です。

IT資産の管理ツールの主な機能

先述のようなメリットをもたらしてくれる、ツールにはさまざまな機能が備わっています。ここではその主な機能を要約しておきましょう。

インベントリ管理

IT資産管理システムの中心的機能で、PCなどの機器本体の機種やメモリ、ハードディスクなどの種類や容量などの情報と、本体に接続されている周辺機器やインストールされているソフトウェアの情報などを一括して管理する機能です。
PCのインベントリ情報は種類が多いので、手動での更新には限界があり、自動収集機能は必須となります。

ソフトウェア資産管理

ライセンスコンプライアンス違反によって、賠償金や社会的ダメージが発生してしまうリスクを回避するために、中枢となる機能です。PCにインストールされているソフトウェアについて、現状を調査します。
ライセンスはソフトウェアごとに集計され、過不足を一目で把握することができます。「使用していないライセンスを解約する」「新入社員に合わせてライセンスを追加する」など、適宜行う契約更新を迅速化・確実化します。

セキュリティパッチ

セキュリティパッチは、OSやソフトウェアに見つかったセキュリティ上の欠陥 に対応するプログラムです。常に最新のセキュリティパッチを適用することが重要です。
ツールを活用すれば、社内のすべてのPCにインストールされているOSやソフトウェアを把握し、必要なセキュリティパッチを必要な端末へ、随時自動で適用させることができます。

操作ログ管理

社内のすべてのPCについて、電源が入ってから落ちるまで、あらゆる操作履歴(ログ)を記録します。もちろんアプリケーションの操作ログも含まれます。
万一トラブルや不正行為があっても、こうしたログを調査することで、「誰がいつその行為に及んだか」の特定へつながりやすくなります。また操作ログを記録している事実を、社員たちと共有することで、不適切な操作の抑止にもなるでしょう。

デバイス制御

USBフラッシュメモリやSDカード、外付けハードディスクなどについて、利用制限を設ける機能です。また、特定のシリアルナンバーのデバイスのみ、接続を許可するような設定も可能。

特にUSB接続で使用するデバイス類は、安価なこともあり、社員は気軽に利用しがちです。しかし、それらは紛失などによる情報漏えいのリスクが高いという事実を、社内できちんと認識しておく必要があります。また、USB経由で、社内PCがウイルスに感染してしまう危険性も、同様に周知しておかねばなりません。このようにツールの機能に頼るだけではなく、社員教育も重要です。

検疫システム

PCなどを社内ネットワークに接続する際、事前に設定されたセキュリティポリシーと合致しているかどうかをチェックし、問題がある場合はその解決を行う機能です。
例えば「ウイルス対策ソフトがインストールされていて、かつ最新の状態に更新されているか」「最新のOSへアップデートされているか」など、セキュリティポリシーが実現されているのかをチェックします。ウイルスやサイバー犯罪などからIT資産を守るために、非常に重要な機能です。

IT資産管理ツール導入に向けた3つの注意点

ここでは、IT資産の管理ツールを実際に導入検討する場合に、注意すべきポイントを3つ紹介します。

管理したい範囲を明確にする

「自社にはどのような機能が必要なのか」「どこからどこまでを管理したいのか」といった管理したIT資産の範囲と内容を確認します。
例えば「端末を社員が無断で持ち出しすることを禁止したい」「情報漏えいのリスクを起こさないようにするための機能がほしい」など、今社内で抱えている問題点を洗い出すことからはじめましょう。それを解決する機能があるかどうかを軸にして、ツールを選択していくのです。

社内のセキュリティポリシーなどと比較する

特に内部不正対策としてツールを導入する場合は、社内のセキュリティポリシーに準じているツールを選択する必要があります。例えば、USBフラッシュメモリの使用や、外部サイトからのダウンロードの禁止、または特定のサイトの閲覧制限などを、そのツールで実現できるかをチェックしましょう。

所有している端末のOSやデバイスの種類

社内で使用しているPCがWindowsなのかMacなのか。またはその両方が混在しているのかによって使用できるツールは異なります。対応しているPC・OSをあらかじめ確認しつつ、ツールを選定していきましょう。また、スマートフォンやタブレットなどの管理も必要な場合は、それらのOSや機種にも注意して、対応可能なツールを選ぶのが大切です。

まとめ

IT資産管理とその必要性、そして効率化を図るためのツールについて紹介しました。
専用ツールを導入すると、大切な端末や機密情報を含むデータを適切・効率的に管理することができます。セキュリティ強化やコスト削減を含む、多くのメリットももたらされるでしょう。

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