前回は、働き方改革を法律順守あるいは施策ありきで進めるのではなく、同時に従業員の生産性や無駄の排除を考えなければ、強制的に残業時間を短くしても従業員は苦しむだけだし、テレワークを実施しても期待した結果は得られない、ということをご指摘させていただき、併せて従業員の生産性を考えるためにはデータが必要で、そのデータをSysTrackがご提供します、というお話をしました。

今回は、具体的にSysTrackがどのようなデータをご提供し、このデータがどのような議論につながるのかをご紹介します。

目次

  1. 働き方改革とSysTrack(その1)従業員の生産性を考える
  2. 働き方改革とSysTrack(その2)SysTrackで提供するデータ
  3. 働き方改革とSysTrack(その3)「働き方ダッシュボード」のご紹介
  4. 働き方改革とSysTrack(その4)リスクのあるオペレーションとユーザーエクスペリエンス
先ず下記のデータをみて下さい。

これはユーザーがソフトウェアを使っている時間とその内ブラウザーアプリを使っている時間を表しています。
ITサービスを長時間使っていると言うと直ぐに「残業が多いのでは?」という議論になってしまいますが、一歩踏み込んで、この部門でこれだけITサービスを使っているのは妥当なのかという目で見ると新しい議論が生まれる可能性があります。

例えば、

  • 営業部門の様にITによる作業が本業ではない部門のIT利用時間が長い場合、顧客との時間が十分に取れていないかもしれない。
  • 総労働時間が長いがIT利用時間が短い場合、ITによるさらなる効率化を考えられるかもしれない。
  • 同様の業務を行っている部署間でIT利用時間が大きく異なる場合、理由を調べると生産性向上のヒントが得られるかもしれない。
  • IT利用時間が他のメンバーと比べ極端に長い従業員がいる場合、原因を調査した方が良いかもしれない。
次に見ていただきたいのは下記のデータです。これはある特定ユーザーが使っているアプリケーションの時間の割合を表しています。

このデータを本人が見ると何の疑問も持たないかもしれません。ですが誰かが下記のようなことに気が付けば何かを変えることができます。

  • Excel利用が多いユーザーは、セルフBIツールで効率化できるかもしれない。
  • Outlook利用時間が長いことが分かれば、社内コミュニケーションにチャットを加えコミュニケーション時間を短縮できるかもしれない。
  • 営業部門のパワーポイント利用時間が長ければ、社内報告資料作成方法の見直しや、顧客向け資料共有のやり方の見直しで作業時間を短縮し、顧客訪問の時間を増やせるかもしれない。
  • 類似機能を有するアプリが複数種類使われていれば、全社統一してヘルプデスクのサポート対象にすることで生産性を向上できるかもしれない。
同じようにアクセスしたWebサイトを確認してみましょう。

これは、全社、グループでアクセスしたWebサイトを表示しています。社内システム、社外サイトのどこにどれだけアクセスして仕事をしているのかが把握できます。
アクセスの多い社内システムについて、遅延やトラブルの情報と併せて見ればシステム性能劣化による生産性低下の有無が確認できますし、システム更改とタイミングがあえば、アプリケーション自身の使い易さを議論することによって、更なる生産性向上が期待できるかもしれません。
また、外部のファイル共有サービスが頻繁に利用されていれば、社外、社内への情報提供の場面で、ファイルのサイズが問題になっているのかもしれません。全社共通の公認サービスを準備してあげれば、生産性はさらに向上するかもしれません。

次回は、ユーザーをITサービスの利用傾向で分類することをご紹介します。