働き方改革関連法案が2019年4月1日より施行され、労働基準法を含め数々の労働関連法律の改定が行われています。注目の法案は「時間外労働の上限規制」です。この法案では、「原則として月45時間、年360時間とし、臨時的な特別な事情がある場合でも、年720時間、単月100時間未満(休日労働を含む)、複数月平均80時間(休日労働を含む)を限度とする」という上限規制を設け、違反する企業には罰則が課せられます。

時間外労働に対して実質的な上限規制と罰則が付いたのは初めてのことであり、内閣府主体になって推進されている働き方改革が、今後も本格的に労働環境改善に向けた法改正を行っていくことが伺えます。

本稿では、働き方改革の成功に欠かせない“モニタリング”の手法や重要性について解説します。働き方改革と聞くとテレワークや業務効率化ツールの導入をイメージする方が多いですが、モニタリングによる働き方改革の成功を目指す企業はまだまだ多くありません。

しかし、働き方改革の現状を鑑みれば、従業員のワークスペースをモニタリングは実現方法として最適解になりえます。

一般的な働き方改革の成功が難しい原因とは?

残業時間を削減するために、設定した時間にパソコンが自動的に使えなくなるツールや、勤務中に何をしているか確認するために、いつからいつまで何のアプリケーションを使用したかを監視するツールなどを導入し、働き方改革の一策としている企業は多いでしょう。あるいは、テレワーク導入のためにWeb会議システムやVDI(Virtual Desktop Infrastructure:仮想デスクトップ)、クラウド型のファイル共有サービスを導入・検討している企業も多いのではないでしょうか?

これらのICT(Information and Communication Technology:情報通信技術)を導入することは働き方改革に有用であることに間違いありません。ただし、その施策の中で下記の点に関する議論がなされていることが重要です。

  • 残業しないと業務が遂行できない従業員、業務の見直しをせずに残業ゼロを強いることはできるのか?
  • ICT導入や社内規則によって労働時間短縮を強制すれば、業務は果たして効率化するのか?
  • 非効率的な業務をテレワークとしてそのまま在宅勤務に移行して、従業員のモチベーションや資産性は果たして向上するのか?
  • 非効率的な業務の内容を変えないままで、従業員のアプリケーション使用を監視するツールを導入して意味はあるのか?

働き方改革関連法案は労働者の雇用や生活、健康を今まで以上に保護するための改正案であり、企業はこれに遵守する義務があります。国が推進するテレワークへ参画し、働き方改革の積極的な取り組みをアピールすることも重要ですが、現状の業務プロセスにある非効率や無駄を排除して生産性向上を目指さない限り、成功はありません。そればかりか、従業員のストレスとプレッシャーは増し、最終的には働き方改革関連法案が意義を失います。

大切なのは従業員の生産性を向上すること

生産性向上の掛け声は今に始まったものではありません。メインフレーム時代が終了し、クライアント/サーバーシステム時代が始まってから部門ごとの業務システム導入による個別最適化により、業務プロセスの生産性は大幅に向上しました。加えて、業界のベストプラクティスを導入したことで、ビジネスが生む付加価値も大きくなっています。

他方、従業員の生産性向上という視点においては消極的な企業がほとんどでしょう。業務プロセスをコントロールするよりも、人間をコントロールすることの方が圧倒的に難易度は高いですし、IT投資ほど効果が目に見えるものではないため、必要性は認識していても企業の関心は低いものです。

しかし現在になり、その足かせが重くのしかかっています。働き方改革を成功させるには業務プロセスの生産性向上に加えて、従業員個人の生産性向上に焦点を当てる必要があり、今までこれに取り組んでこなかった企業には経験やノウハウがないため、結局はICTありきに働き方改革に走り、失敗へとどんどん突き進んでしまっているのです。
では、従業員の生産性向上を実現し、ひいては働き方改革を成功するためには何が必要なのか?それが本稿の主題であるワークスペースのモニタリングです。

働き方改革におけるモニタリング

働き方改革を支援するICTとして市場に流通している見える化ツールの多くは、労働状況を労務管理視点から把握し、働き過ぎや残業超過を防止することに長けています。要するに従業員個人の労働時間に関する情報は得られても、個人の生産性向上や働き方改革には直結していない、ということです。

もちろん、労務管理は企業のリスクマネジメントとして必要な管理項目なので、そうしたツールの導入も必要なのには変わりありません。しかし働き方改革を中心に据え、従業員の働き方をモニタリングするという点では不適切だと言わざるを得ません。

大切なのは従業員1人1人がどういった働き方をしているのか?をハッキリと可視化し、さらにはシステムパフォーマンスの観点から生産性に影響を与える要因や原因を特定するような、ワーススペースのモニタリングです。

SysTrackと働き方改革

次にご紹介するのは、Lakeside Softwareが提供するワークスペースおよびデジタル エクスペリエンス モニタリングツールのSysTrack(シストラック)です。SysTrackの特徴は、エンドポイント(従業員が使用している端末)にエージェントを常駐させ、従業員ごとのパフォーマンス情報や操作ログ、レジストリキーなどを含むさまざまなデータを収集することです。

そしてSysTrackは、収集したデータから従業員ごとのITリソースの使用状況やITリソースの課題/問題などを明示的に可視化します。要するに、組織全体の従業員が、どのように仕事に向かっているのかのワークスペース全体をモニタリングできるというわけです。さらにSysTrackは収集したデータを自動的に分析・解析し、最終的に新しいインサイト(洞察)として出力します。

たとえば従業員がソフトウェアを使用している時間と、その内ブラウザを使用している時間を可視化し、一覧で表示します。その情報を見てみると、ICTを使用している時間が明確になり、様々な視点で考えることによって以下のようなインサイトが得られます。

  • 営業部門でICT使用時間が多いということは、顧客とのコミュニケーションに十分な時間を避けていないかもしれない
  • 同様の業務を行っている部署間において、ICT使用時間が著しく異なる場合は生産性向上のヒントがあるかもしれない
  • ICT使用時間が他の従業員と比べて極端に長い従業員がいる場合、生産性が低下しているかもしれないため調査の必要がある

こういう具体的なインサイトが得られれば、従業員個人の生産性向上を実現することは現実的になります。そして従業員全体の生産性向上に成功すれば、働き方改革に向けた施策は最大限の効果を発揮し、働き方関連法案に対応するだけでなく、企業にとって大きな生産性向上効果をもたらします。

この機会に、ITリソースのモニタリングを起点として働き方改革の運用をぜひご検討ください。

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