Wichtige Überlegungen zur Planung von Office 365

Dieser Blogbeitrag ist eine Fortsetzung unserer Office 365-Serie über die Lizenzbereitstellung. In diesem Beitrag werden wir die für diese Diskussion relevanten Metriken behandeln. Indem Sie sich auf bestimmte Merkmale des Benutzerverhaltens konzentrieren, können Sie bei der Zuweisung von Office 365-Lizenzen besser informierte Entscheidungen treffen. Die Auswahl der richtigen Metriken ist von entscheidender Bedeutung, da wir alle wissen, dass die Anwendungsaktivitäten der Benutzer komplex sind und nicht alle Daten die ganze Geschichte erzählen. Im vorherigen Beitrag "Office 365 Planning Kit: The Method Overview" haben wir beschrieben, wie wir jede Lizenz nach Anwendungskategorie organisiert haben. Die folgende Tabelle zeigt eine klare Aufschlüsselung der Kategorien für jede Lizenz. Um Anwender mit Lizenzen auszustatten, müssen Sie herausfinden, wie Anwender mit ihren Anwendungen interagiert.

Um festzustellen, was jeder Benutzer zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, ist es wichtig, den aktuellen Anwendungsbedarf eines Benutzers zu kennen. Anhand der Kategorien lässt sich leichter erkennen, welche Art von Anwendungen jeder Nutzer verwendet und welche Anwendungen je nach Nutzungshäufigkeit möglicherweise ersetzt werden können. Während Office 365-Anwendungen am besten zusammenarbeiten, können andere Anwendungen in der Kategorie genauso kompatibel sein und dem Unternehmen letztendlich Geld sparen. Wir haben die Nutzung auf der Grundlage von 3 Stufen sortiert: Keine, Gering und Hoch (siehe unten), wobei jede Stufe durch die Menge an Fokuszeit und aktiver Zeit bestimmt wird, die ein Benutzer mit einer Anwendung verbringt.

SysTrack erhebt eine einzigartige Metrik, die "Fokuszeit", die den besten Einblick in die Qualität der Beschäftigung eines Nutzers mit einer Anwendung bietet. Im Vergleich zur aktiven Zeit, die einfach die Zeitspanne angibt, in der ein Nutzer eine Anwendung geöffnet hat, erfasst SysTrack die Fokuszeit nur, wenn ein Nutzer tatsächlich mit einer Anwendung interagiert. So ist es zum Beispiel üblich, dass Anwender Anwendungen wie Skype öffnet und geöffnet lässt, während man in Word an seinem Bericht arbeitet, was dazu führt, dass Word eine höhere Fokuszeit als Skype hat, Skype aber eine höhere aktive Zeit als Word. Diese Metrik bietet weitere Optimierungsmöglichkeiten, um jedem Nutzer eine Lizenz vorzuschlagen, da sie nicht nur berücksichtigt, welche Anwendungen er verwendet, sondern auch, wie er die Anwendung nutzen könnte.

Vielleicht erfüllt ein Benutzer die Kriterien für eine E3-Lizenz, aber die Häufigkeit der Nutzung der Anwendungen Präsentation, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Besprechung wird als gering eingestuft. Obwohl er alle mit einer E3-Lizenz bereitgestellten Anwendungen nutzt, wäre eine E1-Lizenz für ihn am besten geeignet, wobei die anderen Anwendungen ersetzt würden. Für einen bestimmten Benutzer, vielleicht einen, der eine E3- oder E5-Lizenz vorgeschlagen hat, können IT-Administratoren die spezifische Anwender einsehen und die Anwender aktive Zeit, die Fokuszeit und das Verhältnis von aktiver zu fokussierter Zeit (unten angezeigt) beobachten. Auf diese Weise können die Administratoren feststellen, ob der Benutzer gerade etwas betrachtet (kürzere Fokuszeit) oder bearbeitet (längere Fokuszeit).

Die Tabelle enthält auch weitere Daten wie die Anwendungsnamen, die Anwender bereits verwendet. So lässt sich feststellen, ob alle Anwender die gleichen kompatiblen Anwendungen verwenden oder ob sie alle ihre eigenen Versionen wählen. Mit diesem Wissen können IT-Administratoren Anwender weiterhin dieselbe kompatible Anwendung vorschlagen, um eine saubere Umgebung zu fördern. All diese Überlegungen im Hinterkopf zu behalten, kann einem Kopfzerbrechen bereiten; zum Glück vereinfacht unser Office 365 Planning Kit diesen Prozess. In einem zukünftigen Beitrag werden wir die verschiedenen Möglichkeiten, wie Unternehmen weiterhin von einer optimal bereitgestellten Lizenzierung profitieren können, im Detail erörtern und praktische Anwendungsfälle vorstellen.