Office 365 Planungspaket: Die Methode im Überblick

Alle Anwender haben Softwareanwendungen, die sie täglich für ihre Arbeitsaufgaben, seltener für bestimmte Fälle oder gar nicht verwenden. Zu wissen, welche Anwendungen für welche Anwender nützlich sind, ist ein wichtiger Bestandteil der strategischen Bereitstellung von Office 365-Lizenzen. Ohne eine ordnungsgemäße Bereitstellung könnte ein Benutzer wertvolle Anwendungen verlieren oder über Anwendungen verfügen, die er nie nutzt, was zu einer schlechten Benutzererfahrung führt. Um ein optimales Office 365-Erlebnis für alle Anwender zu gewährleisten, ist es wichtig zu verstehen: 1. welche Anwendungen jede Lizenz bietet; und 2. welche Anwendungen jeder Benutzer in Ihrer Umgebung benötigt. Klingt einleuchtend, oder? Leider kann der Prozess der Zuordnung von Anwender zu Lizenzen ohne ein geeignetes Planungstool unnötig mühsam und zeitaufwändig sein. Hier kann das Office 365 Planning Kit von SysTrackhelfen.

Zur näheren Erläuterung der Aufgabe werfen wir zunächst einen Blick darauf, was die einzelnen Lizenzen bieten. Wie in der Tabelle unten dargestellt, bietet die niedrigste verfügbare Lizenz, E1, webbasierte Versionen der gängigen Office-Anwendungen, während die E3-Lizenz die vollständig installierbaren Versionen enthält. E5, die höchste und teuerste Lizenzoption, enthält alles, was in den E3-Lizenzen verfügbar ist, zusätzlich zu den Datenbank- und Publishing-Anwendungen. Das folgende Diagramm zeigt kurz die Logik hinter den von uns vorgeschlagenen Lizenzen und verdeutlicht die Unterschiede zwischen den Lizenzen.

Wie Sie sehen können, haben wir die Anwendungen in unsere eigenen 10 verschiedenen Kategorien unterteilt. Die Kategorien ermöglichen es uns, Lizenzen auf der Grundlage des Benutzers und seiner persönlichen Nutzung seiner Anwendungen vorzuschlagen. Die 10 Kategorien, die die Lizenzierungsstufen von Office 365 abbilden, sind Datenbank, Dokumentfreigabe, E-Mail, Dateifreigabe, Gruppenchat, Meeting, Präsentation, Veröffentlichung, Tabellenkalkulation und Textverarbeitung (siehe oben). Genauer gesagt, ein Benutzer, der Dateifreigabe und Gruppenchat nutzt und gleichzeitig E-Mail, Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation verwendet, erhält einen E1-Lizenzvorschlag. Verwendet ein Benutzer diese Anwendungskategorien und die Anwendungen Präsentation, Dokumentenaustausch oder Besprechung, erhält er einen E3-Lizenzvorschlag. Verwendet der Nutzer alle E3-Kategorien, aber auch Anwendungen der Kategorie Datenbank oder Publishing, erhält er eine E3- oder E5-Lizenz, je nach persönlicher Nutzung der Anwendungen.

Innerhalb dieser 10 Kategorien betrachten wir dann jeden einzelnen Nutzer und seine Interaktionen mit den Anwendungen für jede Kategorie. Es ist ein einfacher und unkomplizierter Prozess, bei dem Anwender Lizenzen auf der Grundlage der Nutzung in jeder Kategorie vorgeschlagen werden. Wie in der Grafik unten dargestellt, haben wir die Nutzung in drei Stufen unterteilt (Keine, Niedrig und Hoch), um die am besten geeignete Lizenz zu finden.

Anhand der Kategorien lässt sich leichter erkennen, welche Art von Anwendungen die ungenutzten/wenig genutzten Anwendungen der einzelnen Benutzer ersetzen können. Es gibt zwar eine Office-Anwendung pro Kategorie, aber jede Kategorie kann verschiedene Anwendungen enthalten, die alle die gleiche Gesamtfunktionalität haben. Die Office 365-Anwendungen sind in Bezug auf die Fähigkeit zur Synchronisierung am kompatibelsten, aber Anwender kann andere Anwendungen aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit oder Beliebtheit bevorzugen. Dies gilt für Anwender , die zwar in eine Lizenzkategorie passen, aber die bestimmenden Anwendungen nur wenig nutzen (z. B. müssen sie nur eine Datei anzeigen und nicht bearbeiten). Eine kosteneffiziente Lösung für diese Anwender besteht darin, sie eine Lizenzstufe nach unten zu verschieben und die Anwendung durch eine kompatible, nicht-Office-365-Alternative zu ersetzen. Zwei der in der Tabelle gezeigten Lizenztypen (E3 bis E1 und E3 oder E5) sind keine tatsächlichen Lizenzoptionen, sondern eher Optionen, die wir für die Randbereiche Anwender (Anwender , die für beide Lizenztypen geeignet sind) erstellt haben. Anhand der Kategorien und der Nutzung der entsprechenden Anwendungen kann der IT-Administrator die für sie am besten geeignete Option bestimmen.

Die Logik, die unserem Vorschlag für die Lizenzierung zugrunde liegt, gliedert die gewaltige Aufgabe in einfachere, kategorisierte Schritte und zeigt gleichzeitig genügend Details auf, um auch mit Grenzfällen umgehen zu können Anwender. Aber auch so kann es eine zeitraubende Aufgabe bleiben. Glücklicherweise bietet das Office 365 Planning Kit von SysTrackautomatische Vorschläge, die auf realen Benutzeranforderungen basieren. In zukünftigen Beiträgen werden wir weitere Details zur Planung von Office 365 anhand von Beispielen aus der Praxis diskutieren.