Reduzieren Sie die Kosten für Softwarelizenzen mit dieser cleveren Strategie

Reduzieren Sie verschwenderische Softwareausgaben, indem Sie herausfinden, was Anwender wirklich für die Produktivität braucht.

Man hat mir im Laufe der Jahre viele Namen gegeben, und nicht alle davon waren besonders gut. Als ich jedoch meine gebrauchten Teebeutel zum Trocknen aufhängte, kam mir der Gedanke, dass die Leute mit einer Untergruppe der Namen sagen wollten, dass ich "sparsam" bin.

Nun, das erklärt die Teebeutel. Es ist auch nicht unbedingt mein eigenes Geld, um das ich mich sorge, ich hasse einfach generell Verschwendung, egal wo sie passiert.

Das Besondere an der Digital Experience Cloud von Lakeside, die von SysTrack unterstützt wird, und ihrem unstillbaren Durst nach Daten ist, dass sie Metriken zu Einsparungen in Millionenhöhe sammelt, je nachdem, wie groß und verschwenderisch ein Unternehmen ist. In vielen Fällen liegen diese Daten einfach brach.

In meiner eigenen Branche habe ich oft mit Abteilungen zu tun, in denen die Softwarelizenzierung das Problem von jemand anderem ist. Diese Leute sollten wissen, dass sie möglicherweise eine Chance verpassen, zu glänzen und ihre Karriere voranzutreiben, und ich werde Ihnen zeigen, wie Sie daraus Kapital schlagen können. Und denjenigen, die bereits über ein Softwarelizenzierungstool verfügen, werde ich sagen, warum Sie wahrscheinlich sowieso alles falsch machen.

Anwendungen werden auch dann geladen, wenn sie nicht verwendet werden

Erstens können Anwendungen oft auch dann geladen werden, wenn sie von einem Benutzer nicht benutzt werden. Abgesehen von einigen wenigen Ausnahmefällen (z. B. Virenschutz) sollte ein Mitarbeiter, der eine Anwendung nutzt, der Goldstandard sein, um zu entscheiden, ob er die Software benötigt, und nicht der Computer, der die Software lädt. Das ist ein großer Unterschied, und er ist wichtig.

Wie kann das geschehen?

Softwarehersteller stellen ihre Anwendungen oft so ein, dass sie beim Start ausgeführt werden, so dass sie sich in einem ständigen Betriebszustand befinden. Sie tun dies, um ein Symbol in der Taskleiste zu parken, Ihnen Benachrichtigungen zu senden oder einige Dateien im Speicher zwischenzuspeichern, damit ihre Software schnell geladen werden kann, wenn Sie sie tatsächlich benötigen. Die technisch versierten unter Ihnen können den Task-Manager auf einem Windows 10-Gerät starten und auf die Registerkarte "Start" klicken, um das Ausmaß dieses Problems zu sehen.

Ein anderes Beispiel könnte ein Outlook-Plugin sein. Wir hatten ein solches Beispiel, bei dem ein Kunde die Schaltfläche "An OneNote senden" in Outlook hatte, die eine beträchtliche Erhöhung der Lizenzkosten verursachte, obwohl seine Mitarbeiter OneNote nicht benutzten (nachgewiesen durch SysTrack und es sparte ihnen Millionen). Ich stelle fest, dass ich die gleiche Schaltfläche in Outlook habe, während ich dies schreibe; ich habe OneNote jetzt geschlossen, sehe aber immer noch OneNote im Hintergrund laufen. Das ist praktisch für mich, aber potenziell kostspielig für jemanden, der OneNote nicht verwendet.

Wie man erkennt, ob eine App wirklich gebraucht wird

Die Lösung, die ich Ihnen vorschlagen möchte, besteht darin, dass Sie Ihre Entscheidungen über die Rückforderung von Software davon abhängig machen, ob ein Benutzer die Anwendung geladen hat und sie vor seinen Augen ist. Es scheint offensichtlich, wenn man darüber nachdenkt, aber oft ist das nicht der Fall. In der Lakeside-Sprache nennen wir das "Fokuszeit". Wir können in Echtzeit verfolgen, welche Anwendung von Anwender aktiv genutzt wird. Das ist einfach, genau und effektiv.

Aber es kommt noch besser.

Ich weiß, dass Sie wahrscheinlich denken: "Geld sparen bei Teebeuteln und wie man Millionen bei Software spart, in einem Artikel? Stephen, du verwöhnst uns." Ich weiß, nicht wahr?

Nehmen wir an, Sie wissen nun, wie oft ein Nutzer eine Anwendung gestartet hat und wie lange er sich in diesem Zeitraum insgesamt mit ihr beschäftigt hat. Wenn Sie die Gesamtfokuszeit durch die Anzahl der Aufrufe der Anwendung teilen, kennen Sie nun die durchschnittliche Dauer, die sie pro Aufruf mit der Anwendung verbracht haben.

Das heißt, wenn Sie eine Autodesk-Anwendung, Visio oder eine generische teure Anwendung v11 eine Stunde lang fokussiert haben und sie 60 Mal gestartet wurde, beträgt die durchschnittliche Fokuszeit 1 Minute pro Start.

Ich schlage vor, dass dieser Benutzer mit einer durchschnittlichen Konzentrationszeit von 1 Minute pro Start diese Anwendung nicht für fleißige oder produktive Zwecke verwendet, sondern einfach nur Dateien ansieht, die ihm wahrscheinlich als Anhang einer E-Mail geschickt wurden. Mit diesen Informationen bewaffnet, können Sie nun noch tiefer in den Kaninchenbau der Software-Rückforderung eindringen, und Sie haben nun drei mögliche Ergebnisse:

• Nichts tun: Der Benutzer ist offensichtlich stark mit einer Anwendung beschäftigt, so dass er sie behalten kann.
• Bieten Sie eine Viewer/Lite-Version an: Dieser Benutzer hat einen leichten Nutzen für eine Anwendung, aber er braucht keine volle Lizenz.
• Deinstallieren: Der Benutzer hat diese Anwendung nicht ein einziges Mal berührt, auch wenn sie im Hintergrund geladen wird, können wir sie sicher deinstallieren.

Diese Ergebnisse können mit einem einfachen Dashboard angezeigt werden. Unten sehen Sie ein praktisches Beispiel für den Kontrast zwischen den MS Project- und MS Visio-Installationen eines Kunden, der einen 2-Minuten-Durchschnitt als Schwellenwert für die Fokuszeit verwendet, um zu entscheiden, ob ein Benutzer in die Kategorie "Viewer bereitstellen" fällt.

 

Sind Sie unsicher, ob der Nutzer die App vermissen wird? Lesen Sie meinen Beitrag über Tipps zur Einbindung von Anwender in den Entscheidungsprozess.

 

Bessere Daten, bessere Entscheidungen

Man kann nie zu viele Daten haben. Als ich das erste Mal von Focus Time hörte, nutzte eine Bank die Daten, um Verhaltensmuster der Nutzer zu erkennen, falls ein Händler abtrünnig werden sollte. Im Laufe der Zeit kamen weitere Anwendungsfälle für diese Art von Daten hinzu, z. B. zur Ermittlung von Problemen bei der Schulung oder dem Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Daten können lange Zeit schlummern, aber das bedeutet nicht, dass sie nutzlos sind. Es bedeutet nur, dass Sie noch keine Verwendung dafür gefunden haben - noch nicht. Sie werden jedoch froh sein, dass sie da sind, wenn die Zeit gekommen ist.

Dies ist nur ein Beispiel dafür, dass ein wenig Fantasie bei der Auswertung einiger weniger Daten zu enormen Vorteilen für ein Unternehmen und zu potenziellen Einsparungen führen kann, die genutzt werden können, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben oder den Mitarbeitern bessere Leistungen zu bieten.