Office 365 ist die neueste Cloud-basierte Gruppe von Software- und Service-Abonnements von Microsoft. Aufgrund der Funktionen und des monatlichen/jährlichen Lizenzierungsplans entscheiden sich viele Unternehmen für eine einzige Lizenz für ihr gesamtes Unternehmen. Schließlich scheint es die einfachste Wahl zu sein, für alle dieselbe Lizenz zu wählen - warum sollte man sich die Mühe machen, Anwender an seine optimalen Lizenzen anzupassen?
Die generelle Zuweisung von Office 365-Lizenzen mag bequem sein, ist aber letztlich eine schlechte Geschäftsentscheidung. Eine schlecht passende Lizenz kann zu Unordnung in der Umgebung führen, da einige Anwendungen ungenutzt bleiben, während andere verschiedene Anwendungen installiert werden, um die fehlende Lizenz auszugleichen. Unterschiedliche Jobrollen innerhalb eines Unternehmens haben wahrscheinlich unterschiedliche Anwendungsbedürfnisse, und es lohnt sich für ein Unternehmen, die einzigartigen Bedürfnisse von Anwender zu untersuchen, um überhöhte Ausgaben für Lizenzen zu vermeiden. SysTrackDas Office 365 Planning Kit macht es einfach, die beste Lizenz für jeden Benutzer in einer Umgebung zu identifizieren und bietet gleichzeitig ein klares Bild der möglichen Einsparungen (siehe unten).
Die obige Tabelle zeigt, wie die Umstellung von Anwender auf reduzierte Lizenzen zu Kosteneinsparungen führen würde. Wenn sich herausstellt, dass ein Benutzer mit einer E3- oder E5-Lizenz nur Funktionen auf E1-Niveau benötigt, würde die Umstellung auf eine einfachere Lizenz zu einer Einsparung von mindestens 12 $/Monat führen. Für ein ganzes Unternehmen könnte diese Art der Umstellung zu erheblichen Einsparungen allein bei den Lizenzkosten führen. Sie haben vielleicht bemerkt, dass es vorgeschlagene Lizenzen gibt, die keine tatsächlichen Lizenzoptionen für Office 365 sind. Wir haben die Optionen "E3 zu E1" und "E3 oder E5" in das SysTrack Kit integriert, um Administratoren die Möglichkeit zu geben, die besten Lizenzen für Edge Anwender zu bestimmen, die in diese Kategorien fallen. Wenn einem Benutzer eine E3-zu-E1-Lizenz vorgeschlagen wird, bedeutet dies einfach, dass er einige Anwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder E-Mail) verwendet, die in der E3-Lizenzierung enthalten sind. Die von ihm verwendeten Anwendungen sind jedoch auch in der E1-Lizenz enthalten, und zwar als webbasierte Anwendungen und nicht als lokal installierte Anwendungen. Der Wechsel von E3 zu E1 kann auf der Infrastrukturebene Kosten sparen, da webbasierte Anwendungen und eine geringe Bandbreitennutzung für die Anwendungen billiger und einfacher zu warten sind als lokal installierte Instanzen. Die lokal installierten Anwendungen sind auch schwieriger zu aktualisieren und bereitzustellen und können Versionsprobleme und eine ganze Reihe anderer Probleme in die Umgebung bringen. Wenn einem Benutzer eine E3- oder E5-Lizenz vorgeschlagen wird, bedeutet dies, dass der Benutzer Anwendungen verwendet, die nur mit der E5-Lizenz bereitgestellt werden können. Je nachdem, wie er die Anwendungen nutzt (Bearbeiten oder Anzeigen von Dokumenten), kann der Benutzer jedoch immer noch mit der E3-Lizenz arbeiten.
Da jede Rolle nur die Anwendungen hat, die sie mit ihrer neuen Lizenz benötigt, ist ihre Umgebung weniger unübersichtlich. Dies führt zu einer weniger belasteten und insgesamt schnelleren Umgebung, so dass die IT-Abteilung an wertvolleren Projekten arbeiten kann. Da weniger IT-Hilfe benötigt wird, kann das Unternehmen potenziell noch mehr Geld sparen. Mit einem reduzierten Anwendungsportfolio kann die IT-Abteilung auch schneller lernen und Fehler beheben, da sie ein tieferes Verständnis der Anwendungen erlangen kann.
Die Bereitstellung optimaler Lizenzen für jeden Benutzer kann als eine unnötige, mühsame Aufgabe erscheinen. Aufgrund der möglichen Einsparungen, einer besser organisierten Umgebung und einer geringeren Belastung der IT-Abteilung wird das Unternehmen jedoch stark davon profitieren. Haben Sie immer noch keine Lust, diese Aufgabe zu übernehmen? SysTrackDas Office 365 Planning Kit vereinfacht den Prozess erheblich, indem es automatische Vorschläge für Lizenzzuweisungen auf der Grundlage der tatsächlichen Benutzeranforderungen macht. In zukünftigen Beiträgen werden wir unser neues Kit genauer vorstellen, um zu zeigen, wie einfach es sein kann, die Vorteile der Anpassung von Anwender an die ideale Office 365-Abonnementlizenz zu nutzen.
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