Kann IT das Großraumbüro retten?

Letzte Woche habe ich in einem Anfall von koffeinbedingter Inspiration begonnen, über die Rolle der IT in Großraumbüros nachzudenken. Ich wusste bereits, dass ich vermitteln wollte, wie eine bedarfsorientierte Beschaffung - d. h. die Nutzung von Daten, um zu verstehen, was Anwender braucht, und die Anschaffung von Technologien, die diese Bedürfnisse erfüllen - die Bindung der Mitarbeiter an ihre Arbeitsbereiche verändern kann.

Als ich begann, mich mit der Forschung zu beschäftigen, wurde schnell klar, dass die IT-Abteilung einen noch größeren Anteil am Erfolg von Großraumbüros hat, als ich ursprünglich dachte. Und dass niemand darüber zu sprechen scheint (zumindest nicht ausdrücklich).

Mobile Geräte, Hot-Desking, Arbeit von zu Hause aus, Gleitzeit, virtuelle Desktops, BYOD - das sind nur einige der Möglichkeiten, wie sich Technologie mit einem offenen Büro überschneiden kann.

In Anbetracht der Tatsache, dass etwa 70 % der US-Büros in irgendeiner Form offen gestaltet sind, ist es wahrscheinlich, dass viele IT-Teams die Auswirkungen des sich verändernden Arbeitsplatzes bereits zu spüren bekommen haben. Es besteht jedoch ein großer Unterschied zwischen dem Reagieren auf Probleme, die infolge von Veränderungen auftreten (auch bekannt als "Brandbekämpfung"), und der proaktiven Analyse von Daten zur Verwaltung der Endbenutzererfahrung. Ein Unterschied, der so groß ist, dass er der Schlüssel zu einem funktionierenden Open Office sein könnte.

Was trennt verachtete von angesehenen Ämtern?

Es zeigt sich, dass Unternehmen, die auf Wände verzichten, möglicherweise neue, unsichtbare Barrieren errichten. Mangelnde Privatsphäre und Konzentrationsschwierigkeiten sind zwei der häufigsten Beschwerden über Großraumbüros. Die Produktivität leidet nicht nur darunter, sondern auch die Bewältigungsmechanismen der Mitarbeiter (z. B. das Vermeiden von Gesprächen, um nicht zum Lärm beizutragen) können die oft angepriesenen Vorteile wie eine bessere Zusammenarbeit zunichte machen.

Bei meinen Recherchen kristallisierte sich ein Muster heraus, das die Frage beantwortet, warum nur einige Großraumbüros erfolgreich sind und Innovationen vorantreiben:

Der Flexibilitätsfaktor

Teambesprechungsräume und ausgewiesene Anruferplätze bieten den Mitarbeitern einen angemesseneren Rahmen für längere Gespräche, während Rückzugsnischen Raum für konzentriertes Arbeiten bieten.

Untersuchungen des Büromöbelherstellers Steelcase ergaben, dass flexible Büroeinrichtungen stark mit dem Engagement korrelieren. 88 % der hoch engagierten Arbeitnehmer gaben an, dass sie je nach Tätigkeit entscheiden können, wo sie arbeiten wollen.

Ähnlich, Gallup-Forschung hat gezeigt, dass Arbeitnehmer, die die Möglichkeit haben, ihren Arbeitsort zu wechseln, mit 30 % höherer Wahrscheinlichkeit engagiert sind.

Ein Gefühl für den Ort

Das Gefühl der Verbundenheit mit dem Arbeitsplatz hat ähnliche Vorteile. Derselbe Gallup-Bericht kam zu dem Schluss, dass Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz einen eigenen Platz haben (und sei es nur ein Spind oder ein Stuhl), mit 40 % höherer Wahrscheinlichkeit engagiert sind.

Eine Studie der Harvard Business Review hat außerdem ergeben, dass Mitarbeiter, die sich mit ihrem Arbeitsplatz identifizieren, "mehr Engagement bei der Arbeit, mehr Kommunikation mit ihren Kollegen und eine stärkere Bindung an das Unternehmen zeigen".

Für viele von uns ist die Technologie, mit der wir tagtäglich arbeiten - sei es ein physischer oder virtueller Desktop, ein Laptop usw. - der einzige Aspekt des Arbeitsplatzes, der im Wesentlichen "uns gehört". Dieses Gefühl der Eigenverantwortung kann dazu führen, dass wir uns gegen Veränderungen sträuben, was uns zum letzten Erfolgsfaktor führt:

Mitarbeiter-Buy-In

Laut Harvard Business Review ist es für eine erfolgreiche Umstellung entscheidend, klar zu kommunizieren, warum die Umstellung auf ein Großraumbüro für das Unternehmen von Vorteil ist : "Wenn die Mitarbeiter nicht mit einer klaren Vision des Raumes vorbereitet wurden, sahen sie den Raum eher als eine Möglichkeit, Kosten zu sparen und äußerten mehr Widerstand und Unzufriedenheit."

Die Planung mit Blick auf die Erfahrungen der Mitarbeiter und die Kommunikation der Absichten vor der Umstellung auf ein offenes Layout trägt dazu bei, eine positive Stimmung für die Veränderung zu schaffen. Andernfalls können Misstrauen und Ressentiments die Vorteile für Produktivität und Kreativität zunichte machen.

Was kann die IT also für das Großraumbüro tun?

Wenn alles gut läuft, ist die IT die kaum wahrnehmbare Schicht, die dafür sorgt, dass das Geschäft weiterläuft. Es hat sich gezeigt, dass das in Großraumbüros nicht anders ist.

IT-Profis können dazu beitragen, flexiblere, individuellere und positivere Erfahrungen für Mitarbeiter zu ermöglichen, indem sie Ressourcen bereitstellen, die auf die Bedürfnisse und Arbeitsstile von Anwenderzugeschnitten sind. Das bedeutet, dass sie Dinge wie Mobilität, Anwendungsnutzung und -leistung sowie Hardwareanforderungen verstehen und planen müssen.

Unabhängig von der Gestaltung des Arbeitsplatzes verbringen viele von uns die meiste Zeit ihres Arbeitstages mit einem Bildschirm und nicht mit einem Menschen. Und das wird sich in absehbarer Zeit auch nicht ändern. Lakeside weiß, dass Mitarbeiter den Großteil ihrer produktiven Prozesse auf dem Desktop abwickeln, weshalb SysTrack Lakeside überwacht die Endgeräte und verschafft der IT-Abteilung einen direkten Einblick in den Ressourcenbedarf, die Erfahrung der Endbenutzer und Produktivitätshindernisse.

Den Rest unserer Überlegungen zur Rolle der IT im offenen Büro können Sie in der neuesten Folge des Lifeguard IT-Podcasts "Can IT Save the Open Office?" auf iTunes und Google Play nachhören.

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