Office 365-Tipps zur Fehlerbehebung für IT-Admins

Das SaaS-Modell von Office 365 ist zwar der Schlüssel zu den Vorteilen der Zusammenarbeit und Flexibilität, aber die Abhängigkeit von der Infrastruktur eines Drittanbieters kann die Fehlerbehebung in Office 365 für IT-Administratoren schwierig machen.

Es ist nicht nur schwierig herauszufinden, was genau schief läuft, sondern auch die Frage zu beantworten, warum etwas passiert.

Das liegt daran, dass die Quelle eines Office 365-Problems aus einer Reihe von Bereichen stammen kann, in die die IT-Abteilung möglicherweise keinen Einblick hat:

• Netzwerk
• Hardware
• Browser
• Andere Anwendungen
• Das Betriebssystem
• Benutzerfehler
• Azure-Dienst

Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten und Dienste wie Microsoft Teams nutzen, um in Verbindung zu bleiben, ist es von entscheidender Bedeutung zu wissen, ob die Office-365-Anwendungen für Ihre Mitarbeiter gut funktionieren Anwender. Und wenn doch einmal Probleme auftreten, können Sie diese umso schneller identifizieren und beheben, je schneller Anwender zu einer produktiven digitalen Erfahrung zurückkehren kann.

In diesem Beitrag werden wir einige wichtige Tipps für eine effektivere Fehlerbehebung bei Office 365 vorstellen. Diese proaktiven Support-Prinzipien können Ihnen helfen, wiederkehrende Probleme zu vermeiden, zu verstehen, ob ein Problem mehrere Anwender betrifft, und sogar Probleme zu lösen, bevor sie die Produktivität beeinträchtigen.

Office 365 Tipps zur Fehlerbehebung

Tipp Nr. 1: Die Ursache des Problems angehen

Wenn Sie die oben aufgeführten Bereiche destillieren, gibt es zwei potenzielle Quellen für Probleme mit Office 365:

1. Intern - wie in Ihrer Endbenutzer-Computerumgebung
2. Extern - auf der Seite des Dienstanbieters (Microsoft)

Wenn ein Problem auftritt, liegt der Fokus meist auf dem zweiten Teil. Tools wie der Microsoft Support- und Discovery-Assistent und die Office 365 Service-Status-Seite im Admin Center helfen bei der grundlegenden Fehlersuche in Bezug auf Office-Anwendungen und den Zustand der Infrastruktur.

Vorübergehende Ausfälle kommen zwar vor, aber Microsoft hält seine SLA für die Betriebszeit von 99,9 % stets ein. Auch wenn die Verfügbarkeit wichtig ist, so steckt doch viel mehr dahinter, wenn ein Problem auftritt, als wenn man nur den Zustand des Dienstes betrachtet.

Um eine Ursachenanalyse durchführen zu können, müssen Administratoren auch in der Lage sein zu erkennen, wann ein Problem durch etwas innerhalb der internen Umgebung verursacht wird. Das Problem könnte mit dem Netzwerk, einem anderen Dienst wie einem virtuellen Desktop oder dem physischen Endpunkt zusammenhängen.

Um diese internen Probleme zu erkennen, müssen Sie den Endpunkt überwachen, damit Sie ein besseres Verständnis dafür bekommen, wie Ihre Anwender die Office 365-Anwendungen für den Endbenutzer erleben.

Tipp Nr. 2: Mehr als Verfügbarkeit

Einer der größten Vorteile von Office 365 aus Sicht des Administrators ist, dass Microsoft die Infrastruktur für Sie übernimmt. Allerdings stellt dies auch eine Herausforderung für die Sichtbarkeit dar.

Bei der Überwachung der Verfügbarkeit geht es im Wesentlichen darum, zu prüfen, ob ein Schalter ein- oder ausgeschaltet ist. Kann der Benutzer auf die Anwendung zugreifen oder nicht?

Eine schlechte Leistung ist aber auch ein großer Produktivitätsverlust und oft schwieriger zu beheben. Der Exchange Online-Dienst mag in Ordnung sein, aber Outlook kann trotzdem langsam sein oder bei Ihren Endbenutzern abstürzen Anwender. Mit der Endpunktüberwachung können diese Auswirkungen auf die Benutzererfahrung erkannt und behoben werden, um zu verhindern, dass sie zu wiederkehrenden Problemen werden. Durch die kontinuierliche Überwachung können Administratoren von einem reaktiven zu einem proaktiven Zustand übergehen, in dem Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie sich zu größeren, weit verbreiteten Problemen entwickeln.

Zu den zu überwachenden KPIs, die eine optimale Leistung von Office 365 gewährleisten, gehören:

• CPU-Last
• Speicherverbrauch
• IOPS
• Latenzzeit
• App-Fehler

Tipp Nr. 3: Unterstützung auf die Bedürfnisse der Benutzer abstimmen

Eine tief hängende Frucht, die oft übersehen wird, ist das Verständnis dessen, was Ihre Mitarbeiter Anwender im Vergleich zu dem, was Sie ihnen zur Verfügung gestellt haben, nutzen. Neue Lakeside-Kunden stellen regelmäßig fest, dass in ihrer Umgebung übermäßig viele Lizenzen und ungenutzte Software schlummern. Durch die Rationalisierung dieser Anwendungen, einschließlich SaaS, können IT-Teams die IT-Kosten erheblich senken und sich von der Unterstützung und Wartung von Ressourcen befreien, die niemand braucht.

 

Diese Verschwendung ist auf die Tatsache zurückzuführen, dass Microsoft mehrere Unternehmenslizenzoptionen für Office 365 anbietet, von E1, das bei 8 $/Benutzer/Monat beginnt und nur Webanwendungen bietet, bis zu E5, das 35 $/Benutzer/Monat kostet und zusätzliche Anwendungen und Funktionen wie Power BI Pro und Teams-Audiokonferenzen umfasst.

Woher wissen Sie, ob Ihre E5-Lizenzen Anwender auf E3- oder E1-Lizenzen umgestellt werden können, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen?

Die allgemeine Methode sieht folgendermaßen aus:

1. Identifizieren Sie alle Lizenzen in der Umgebung, die nicht genutzt werden, und entfernen Sie sie oder stellen Sie sie neu bereit.
2. Überwachen Sie die Anwendungsnutzung mit einem Tool wie SysTrack.
3. Zeigen Sie Nutzungsberichte über einen für Ihr Unternehmen angemessenen Zeitraum an, z. B. 30, 60 oder 90 Tage.
4. Achten Sie besonders auf die Anwendungsnutzung in den teureren Lizenzkategorien und rationalisieren Sie, wo es möglich ist. Wenn ein E3-Nutzer beispielsweise nur Excel und Outlook verwendet, ist er möglicherweise ein guter Kandidat für eine günstigere E1-Lizenz.

Tipp Nr. 4: Priorisieren Sie Videokonferenzen und Messaging-Apps

End Anwender verlässt sich mehr denn je auf Messaging und Videokonferenzen, um mit entfernten Kollegen zusammenzuarbeiten und in Verbindung zu bleiben. Als Teil der Office 365-Suite für Unternehmen ist Microsoft Teams für viele Unternehmen das Tool der Wahl und damit ein wichtiger Knotenpunkt für die Produktivität.

Bandbreite, WiFi-Stärke zu Hause und VPN-Leistung sind Schlüsselfaktoren für Office 365 insgesamt, aber der Schmerz einer schlechten Leistung in diesen Bereichen ist bei Audio- und Videoanrufen akut zu spüren. Durch die Überwachung dieser Bereiche und die Behebung von Engpässen können Sie eine Menge Frustration für die Endanwender beseitigen Anwender , die unter unterbrochenen Anrufen oder schlechter Anrufqualität leiden.

Und wenn sich herausstellt, dass die Ursache des Problems beim Office 365-Dienst liegt, können Sie das Problem bei Microsoft ansprechen und haben dann viel mehr Informationen zur Hand.

Office 365-Tool zur Fehlerbehebung

Während die zuvor erwähnten nativen Microsoft-Tools einen gewissen Einblick in die Leistung externer Faktoren bieten, benötigen Sie ein Office 365-Tool zur Fehlerbehebung mit internen Überwachungsfunktionen, um die oben beschriebenen Methoden durchzuführen.

SysTrackDas Office 365 Performance Monitoring Kit wurde entwickelt, um die Fehlerbehebung bei Office 365 durch eine tiefgreifende Ursachenanalyse effektiver zu gestalten.

SysTrack Bei den Kits handelt es sich um Pakete von Dashboards und/oder Berichten, die zusätzliche Daten und Einblicke in wichtige Anwendungsfälle liefern und die Kernanalyse von SysTrack ergänzen.

Das Office 365 Performance Monitoring Kit umfasst Folgendes:

Überblick über die Office 365-Anwendungsleistung

Dieses Dashboard bietet einen Überblick über die Nutzung der Office-Suite-Anwendungen und die Leistungsmerkmale für das Unternehmen. Beachten Sie, dass für dieses Dashboard keine Verbindung zur Office 365-API erforderlich ist.

Office 365 Zusammenfassung

Dieses übersichtliche Dashboard zeigt die aktuelle und historische Nutzung von Office 365 in Ihrer Umgebung. Verstehen Sie schnell, ob Ihre Lizenzen für die Benutzeranforderungen optimiert sind. Identifizieren Sie ungenutzte und zu wenig genutzte Lizenzen und vermeiden Sie unnötige Ausgaben. Führen Sie eine datengestützte Bildplanung mit Details zu OneDrive und Mailbox-Größen durch.

Office 365 Skype-Nutzung

Dieses Dashboard schlüsselt die Skype for Business-Nutzung im Laufe der Zeit auf, damit Sie die Nutzernachfrage besser verstehen können. Zu den Details gehören die Anzahl der Skype Anwender pro Tag sowie eine Aufschlüsselung der Nutzungsmerkmale (IM, Audio/Video, Einwahl/Auswahl usw.) für Konferenzen und P2P-Sitzungen.

Office 365-Nutzung nach Standort

 

Dieses Dashboard gibt einen Überblick darüber, wie Anwender an verschiedenen Standorten Office 365 nutzt. Eine interaktive Karte zeigt die Nutzung von Office-Anwendungen an verschiedenen Standorten auf einen Blick. Mit diesen Informationen können Sie auf regionale Unterschiede in der Nutzung von Office 365 reagieren und die Lizenzen an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen.

Office 365 Leistung nach Standort

 

Dieses Dashboard zeigt Ihnen, wie gut die Leistung von Office-Anwendungen an verschiedenen Standorten ist. Mit Informationen zu CPU, Arbeitsspeicher, IOPS, Latenz und mehr können Sie leicht feststellen, an welchen Standorten Leistungsprobleme auftreten, um eine schnellere Fehlerbehebung zu ermöglichen. Mit diesem Dashboard können Sie sicherstellen, dass wichtige Dienste reibungslos funktionieren, um Produktivitätsunterbrechungen zu vermeiden.

Office 365 Zusammenfassung nach Standort

Dieses Dashboard segmentiert die Office 365-Nutzung nach Standort und Abteilung. Außerdem können Sie aufschlüsseln, welche Office-Produkte einem bestimmten Benutzer zugewiesen wurden. Diese Informationen können zur weiteren Optimierung der Lizenzierung auf der Grundlage von Benutzerrollen verwendet werden. Zusätzliche Details zu Anwendungsfehlern und Client-Problemen geben Aufschluss über die Auswirkungen auf die Produktivität.

Office 365 Aufriss

 

Dieses Dashboard bietet detaillierte Informationen über die Leistung und den Verbrauch der Office 365-Anwendungen eines bestimmten Benutzers. Sie können dieses Dashboard verwenden, um zu verstehen, wie gut Office 365 die Produktivitätsanforderungen eines Benutzers erfüllt. Zu den Details gehören Lizenznutzung, Leistungsdaten und Speicherverbrauch.

Wie man anfängt

SysTrack 9.0 On-Prem- und Cloud-Edition-Kunden können mit dem Import der Inhalte aus SysTrack Kits beginnen.

Neu bei SysTrack? Fordern Sie eine Demo an, um mehr darüber zu erfahren, wie SysTrack bei der Fehlerbehebung in Office 365, der Senkung der IT-Kosten, der Verbesserung der Endbenutzererfahrung und vielem mehr helfen kann.